نوعی همکاری متقابل بین کتابخانهها، امانت بین کتابخانهای است که استفاده کننده را قادر می‌سازد تا به حداکثر دانش ثبت شده، در هر شکلی که مورد نیاز اوست، دسترسی پیدا کند. در واقع هدف اصلی آن تسریع در تهیه مدارک مورد نیاز استفاده کننده با هزینه پایین است. از این رو روش‌های اجرایی آن نیز باید بر اساس سادگی، دور بودن از تشریفات پیچیده اداری و ایجاد تسهیلات لازم برای برقراری ارتباط با کتابخانه منبع،[۳۱] برنامه‌ریزی شده و به مرحله انجام درآید. نقش انواع کتابخانهها در گسترش کیفی و کمی کار امانت بین کتابخانهها و تأثیر عملکرد آنها بر توسعه خدمات عمومی قابل توجه است. زیرا به نسبت هدف، زمینه موضوعی مجموعه، نوع مراجعان و کاربران هر کتابخانهای فعالیت‌های حوزه خدمات عمومی آن برنامه ریزی شده و به اجرا درمی‌آید. از جمله بخش امانت و کار امانت بین کتابخانهها که بر عامل تقاضا استوار است. کتابخانه‌هایی که به مراکز و مؤسسات پژوهشی، علمی و آموزش عالی وابسته هستند لزوماً در حوزه امانت بین کتابخانهها از فعالیت بارز و چشمگیری برخوردارند (عماد خراسانی، ۱۳۷۹، ۷۴-۷۳).
هر کتابخانهای که به صورت سنتی یا غیر آن سازمان یافته باشد، به شکل اساسی و دائمی به تهیه اسناد و منابع از هر جای ممکن باید اقدام کند.تا بتواند به تعداد تقاضای زیاد، جواب مساعدی بدهد. در اینجا انتظار می‌رود که کتابخانه ملی این مسئولیت را به عهده گیرد. اغلب کتابخانههای ملی اقدامات و فعالیت‌هایی از این نوع را انجام نمی‌دهند. فعالیت‌های آنها درباره مجموعه مراجع ملی، تولیدات و انتشار کتاب‌شناسی‌های ملی بوده و نیز با خدمات اطلاع‌رسانی سروکار دارند، که معمولاً در شکل مطالبی که در پایگاه‌های اطلاعاتی بین المللی ذخیره شده‌اند. آنها به تأمین مدارک، که از وظایف اولیه کتابخانه می‌باشد، می‌پردازند و بیشتر به مجموعه کتاب‌های مرجع ملی وکتاب‌شناسی‌های ملی که عمدتاً جنبه تاریخی دارند، توجه نشان می‌دهند. در صورتی که کتاب‌های مربوط به شبکه‌های کامپیوتری، اغلب به علت پیشرفت زیادی که در سال‌های اخیر در رشته کامپیوتر انجام گرفته است، طرف توجه می‌باشند (جی، ۱۳۸۲، ۹۷).
به نظر می‌رسد در کتابخانهها، تلاش برای برقراری نظام امانت بین کتابخانهای وجود دارد تا بدین ترتیب مجموعه کتابخانهها در حالت تبادل اطلاعات قرار گیرند. در این صورت از منابع موجود در کتابخانههای همکار مطلع می‌شوند و اعضاء را برای دریافت منابع و اطلاعات راهنمایی می‌نمایند که به کدام کتابخانه مراجعه نمایند.
۲-۱۰-۲٫ رهنمودهای ایفلا در خصوص اصول اجرای امانت بین کتابخانهای و خدمات تحویل مدرک در سطح بین‌الملل
هر چند که اصول و رهنمودهای ایفلا در زمینه امانت بین کتابخانهای و خدمات تحویل مدرک آن‌گونه که باید در سطح گسترده شناخته شده نیست، اما این اصول و رهنمودها از سال ۱۹۵۴ وجود داشته و اساس همکاری‌ها در زمینه امانت بین کتابخانهای میان کشورهای مختلف قرار گرفته است. رهنمودهای یاد شده در برگیرنده توصیه‌هایی میشود که لازم است یک کشور در زمینه عرضه و امانت بکار گیرد. بخش قابل توجهی از این رهنمودها در نسخه بازبینی شده فعلی بدون تغییر باقی مانده و تنها سعی شده تا رهنمودهای یاد شده با نیازهای قرن بیست و یکم مطابقت داده شود. با این حال، تغییرات ایجاد شده در این رهنمودها نیز به شکل ملی صورت می‌پذیرد. از جمله مهمترین این تغییرات: استفاده مشترک از مجموعه کتابخانههای انفرادی است. و از مهمترین مؤلفه‌های همکاری بین‌المللی در زمینه امانت بین کتابخانهای به شمار میآید. همان‌گونه که کتابخانهها نمی‌توانند به تنهایی در برآوردن نیازهای اطلاعاتی کاربران خودکفا باشند. کشورها نیز از این امر مستثنی نیستند. تبادل مدارک و منابع میان کتابخانههای کشورهای مختلف از با اهمیت‌‌ترین و ضروری‌ترین اصول اجرای طرح‌های امانت بین کتابخانهای به شمار میآید.
از آنجایی که هر کشوری در نحوه اجرای امانت بین کتابخانهای و خدمات تحویل مدرک، اصول و روش‌های خاص خود را دارد، هیچگونه اجباری برای پذیرش و رعایت اصول و رهنمودهایی که در ادامه میآید وجود ندارد. با وجود این کشورها و کتابخانهها برای امانت بین کتابخانهای در سطح بین‌الملل به استفاده از رهنمودهای ایفلا اشتیاق زیادی نشان می‌دهند. در این اصول، ضمن آنکه علایق همه کتابخانهها در نظر گرفته شده، سعی شده تا توصیه‌‌های عملیاتی هر یک از کشورها در زمینه فراهم آوری مدارک مد نظر قرار گیرد (مختارپور، ۱۳۸۸، ۱).
۲-۱۰-۳٫ اصول و رهنمودهای اجرایی
مسئولیت ملی: هر کشوری باید مسئولیت عرضه نسخه یا نسخه‌هایی از انتشارات خود را به سایر کشورها به شکل امانت، زیراکس یا سایر روش‌های مقتضی بر عهده گیرد. این قاعده تمامی آنچه در زمان فعلی یا در گذشته انتشار یافته شامل میشود. آزمایش‌ها، کارمند گزینی و غیره از انواع اموری است که در نظام‌های خودکارسازی صورت می‌گیرد. در نظام‌های خودکارسازی شده درخواست‌ها به طور خودکار به مناسب‌ترین منبع تهیه اطلاعات ارسال می‌شوند.
فهرست مشترک: بزرگترین تمرکز همکاری بین کتابخانهها توسعه نظام‌های فهرست‌نویسی مشترک است. این تلاش‌ها هم اکنون به وسیله پایگاه‌های کتابشناختی بین‌المللی مانند آر. ال. ان. جی[۳۲] واُ. سی. ال. سی انجام می‌شوند. این مراکز با توجه به همکاری بین کتابخانهها و افزایش استفاده از فهرست‌های مشترک برای ایجاد و استفاده از فهرست‌نویسی ماشین‌خوان گسترس پیدا کرده‌اند. در حال حاضر بسیاری از کتابخانهها «دسترسی به فهرست‌های پیوسته» را دارند. استفاده از نظام‌های مختلف طبقه‌بندی در کتابخانهها باعث ایجاد چالش‌هایی در ایجاد فهرست‌های مشترک شده است. بهتر است کتابخانههای همکار از یک نوع طبقه‌بندی استفاده کنند تا مشکلات کمتری در همکاری داشته باشند.
مخزن‌سازی مشترک: گسترش مجموعه کتابخانهها، باعث ایجاد مشکلات بسیاری در ذخیره‌سازی مجموعه‌ها میشود. هزینه‌های ذخیره‌سازی مجموعه‌ها نیاز به مخزن‌سازی مشترک را برای افزایش اثر بخشی توجیه می‌کند. ذخیره‌سازی مشترک یکی دیگر از موفقیت‌های کتابخانهها در همکاری با یکدیگر است.
نگهداری و دسترسی: شگفت‌آورترین نکته همکاری بین کتابخانهها نگهداری و دسترسی است. در حالی که سال‌های اخیر برای تولید کتاب از کاغذ اسیدی استفاده میشود که بسیار مخرب است. تخمین زده میشود ۲۵ تا ۳۰ درصد موجودی کتابخانههای تحقیقاتی مهم در معرض خطر هستند. برای مقابله با این مسئله، «شورای منابع کتابخانه» مأموریت نگهداری و دسترسی مواد با تأکید بر همکاری را برعهده دارد.
۲-۱۰-۳-۱٫ مزایای همکاری بین کتابخانهها
مزایای همکاری بین کتابخانهها به نقل از بوندی به ترتیب زیر می‌باشد:
- ارتباط با جوامع بزرگتر با ایجاد کانون اشتراک؛
- دسترسی بیشتر به اطلاعات از طریق خدمات مشترک؛
- افزایش اشتراک آگاهانه؛
- تأکیدی بر یادگیری در تمام عمر؛
-گردآوردن گروه‌های مختلف و….؛
- برقراری عدالت اجتماعی حاصل از اجتماعات بزرگتر.
۲-۱۰-۳-۲٫ مزایای کتابخانههای مشترک
مهمترین فواید کتابخانههای مشترک در زیر بیان شده است:
بهبود وسایل و تجهیزات: دسترسی به وسائل و تجهیزات در کتابخانههای مشترک سبب تداوم بقای کتابخانههای کوچکی میشود که دسترسی آسان به وسایل و تجهیزات ندارد.
کتابخانههای مشترک نسبت به کتابخانههای کوچکتر ساعت‌های بیشتری باز هستند: کتابخانههای مشترک محیط بهتر، منابع بیشتر و زمان‌های بیشتری را نسبت به دیگر کتابخانهها به مراجعان اختصاص می‌دهند.
یادگیری در تمام عمر: کتابخانههای مشترک فرصت یادگیری رسمی و غیر رسمی را فراهم می‌آورند. کاربران از کتابخانههای مشترک خارج از آموزش رسمی و در طول زندگی در حال یادگیری هستند.
تأثیر متقابل تلفیق: کتابخانههای مشترک فرصت تلفیق بین همه بخش‌ها را دارند، کتابخانههای مشترک استعداد بالقوه‌ای در تشویق روابط دو سویه و بهبود آنها به عهده دارند.در سال ۲۰۰۳ مک نیکول[۳۳] بیان کرد در کتابخانههای مشترک برای برقراری روابط میان افراد فعالیت‌های زیادی انجام میشود. فاوکنر[۳۴] در سال ۱۹۹۴ دریافت که بسیاری از موفقیت‌های اتحادیه‌ها به آنچه اعضاء خود یاد می‌گیرند و آنچه از دیگری یاد می‌گیرند، بستگی دارد. پس پیشرفت و بلوغ اتحادیه‌ها بستگی به روابط دو طرفه دارد.( همان، ۲)
چنانچه به اصول و رهنمودهای ایفلا توجه شود و توصیه‌هایی که در مورد همکاری بین کتابخانهای دارد به مرحله اجرا دربیاید، کتابخانهها از نظر منابع اطلاعاتی غنی شده و برای عملکرد بهتر در ارائه خدمات به مراجعان اقدام می‌نمایند.
۲-۱۰-۴٫ پروتکل امانت بین کتابخانهای: پیشرفت و پروژه‌ها
در سال‌های اخیر همزمان با روی آوردن کتابخانهها به اشتراک منابع برای پاسخگویی به نیازهای مشتریان خود، تعداد کتاب‌ها و نشریات ادواری مبادله شده از طریق امانت بین کتابخانهای به طور قابل توجهی افزایش یافته است. استفاده از کامپیوتر و شبکه‌های ارتباط دوربرد برای پشتیبانی از خدمات امانت بین کتابخانهای نیز از رشد چشمگیری برخوردار بوده است. لیکن افزایش انواع نظام‌ها و شبکه‌های کامپیوتری، مبادله خودکار پیام‌های امانت بین کتابخانهای را امری چنان پیچیده ساخت که پروتکل استانداردی برای پشتیبانی مبادله و پیگیری پیام‌های امانت بین کتابخانهای لازم می‌نمود.
مزایای واقعی پروتکل امانت بین کتابخانهای تا وقتی که نظام‌ها و محصولات نرم افزاری مبتنی بر پروتکل به طور گسترده‌ای در دسترس قرار نگرفته و مورد استفاده واقع نشوند ظاهر نخواهد شد. در عین حال کتابخانهها در بکارگیری منابع مالی اندک خود در تکنولوژی ناشناخته مردد بوده و تولید کنندگان نرم افزار هم، در مورد تهیه محصولاتی که بازار نامطمئن دارد تردید نشان می‌دهند. پروتکل امانت بین کتابخانهای بر اساس مدل ارجاعی ارتباط متقابل نظام‌های باز مبتنی است. استانداردهایی که در آنها این چارچوب مفهومی بکار رفته امکان عمل رایانه‌ها و شبکه‌ها را با یکدیگر در محیط‌های چند فروشنده‌ای فراهم می‌آورند. پروتکل امانت بین کتابخانهای یکی از چندین استاندارد تهیه شده‌ای است که ارتباطات راه دور مؤثری در میان کامپیوترها و نظام‌های گوناگون برای کاربردهای کتابخانهای امکان پذیر خواهد ساخت. کتابخانه ملی کانادا که بیشترین کار مربوط به تهیه و استاندارد کردن پروتکل امانت بین کتابخانهای را انجام داده در تعدادی از فعالیت‌های پشتیبانی به طور همزمان با جدیت در تلاش است. در سال ۱۹۸۷ برنامه اجرایی پروتکل امانت بین کتابخانهای آغاز شد تا تولید کنندگان نرم افزار و جامعه کتابشناختی را نسبت به پذیرش و منظور کردن پروتکل در زمره نظام‌های امانت بین کتابخانهای تشویق نمایند.
پروتکل امانت بین کتابخانهای چهار جنبه از ارتباطات امانت بین کتابخانهای را به طور رسمی استاندارد می‌کند:
۱- تعداد و نوع پیام‌هایی که در هر داد و گرفت امانت بین کتابخانهای مبادله میشود؛
۲- عناصر و اجزاء داده‌هایی که در این پیام‌ها وجود دارند؛
۳- توالی صحیح برای ارتباط پیام‌های پروتکل؛
۴- ترکیب انتقال داده‌ها (سوین وتالیم، ۱۳۷۱،۷۳)[۳۵].
بنابراین با پروتکل امانت بین کتابخانهای مبادله منابع و اطلاعات به شکل رسمی و منظم صورت می‌گیرد استانداردهایی که در این رابطه تهیه و تدوین شده به طور همزمان در بین کتابخانهها اجرا میشود.
۲-۱۱٫ تأثیر نظام‌های رایانه‌ای بر خدمات امانت بین کتابخانهای
از آنجا که پایگاه‌های رایانه‌ای، اطلاعات کتابشناختی را با سرعت بیشتری در اختیار علاقه‌مندان قرار می‌دهند، نظام امانت بین کتابخانهای نیز با بهره گرفتن از فناوری نوین از دقت و سرعت بیشتری برخوردار خواهد شد. ارائه موفق خدمات امانت بین کتابخانهای بستگی به چهار مورد زیر دارد:
۱- شناخت نیاز مراجعه کننده؛ در این مرحله با بهره گرفتن از منابع مختلف مثل نمایه‌ها و فهرستگان‌ها، مشخصات کتابشناختی منبع مورد نیاز تعیین میشود. استفاده از فهرستگان درون خطی، صحت انجام این امر را تضمین، و جستجوی اطلاعات را آسان می‌کند.
۲- تعیین محل مورد نیاز؛ تا قبل از استفاده از فهرست‌های رایانه‌ای، تعیین محل منابع با دقت زیاد صورت نمی‌گرفت. براساس تحقیقی که “تامسن” (۱۹۶۷) انجام داد، ۴۰% فرم‌های امانت بین کتابخانهای که اطلاعات لازم برای تعیین محل نداشته‌اند، به همین دلیل به مرکز ارسال شده‌اند که فاقد منبع مورد نظر بوده‌اند. در حاضر با بهره گرفتن از فهرست‌های رایانه‌ای این اشکال رفع گردیده است.
۳- ارسال تقاضا؛ در برخی از کتابخانهها ارسال تقاضای امانت بین کتابخانهای از طریق پست انجام انجام می‌گردد، که این کار باعث اختلال در سیستم و صرف وقت طولانی میشود. استفاده از فاکس و پست الکترونیکی باعث صحت، سرعت و دقت بیشتری خواهد شد.
۴- حصول اطمینان از وجود منبع؛ در حال حاضر حصول اطمینان از وجود منبع، زمانی میسر می‌گردد که این مقصد بعد از دریافت تقاضا، پاسخ را به کتابخانه مبدأ ارسال نماید و این کار زمان زیادی می‌برد. نظام‌های رایانه‌ای امانت کتاب این زمان را تا حدود زیادی کاهش می‌دهد. “نیتکی”[۳۶](۱۹۷۰)، اظهار می‌دارد که با بهره گرفتن از سیستم تعاونی رایانه‌ای در نظام امانت بین کتابخانهای، گردش کار با سرعت بیشتری انجام می‌پذیرد و وضعیت کتاب‌هایی که به امانت رفته یا به امانت داده نمی‌شوند، سریعاً مشخص می‌گردد(فرزین و احمدی لاری، ۱۳۷۶، ۶-۵).
می‌توان گفت رایانه در کتابخانهها باعث ایجاد تحولات بسیاری شده است. به طوری که در کتابخانه‌هایی که از رایانه استفاده نمی‌کنند با مشکلات بیشتری نسبت به کتابخانههای دیگر روبرو می‌شوند. از جمله ثبت کتاب‌ها و منابع که به صورت دستی و در دفتر ثبت کتاب نوشته میشود و مستلزم صرف وقت است. بازیابی اطلاعات با بهره گرفتن از برگه‌دان صورت می‌گیرد و ممکن است در بعضی مواقع امکان تهیه برگه‌های فهرست‌نویسی برای کتاب‌ها وجود نداشته باشد که در این گونه موارد باید تک تک قفسه‌های کتابخانه مورد جستجو قرار گیرد تا منبع مورد نظر مراجعه کننده یافت شود. و مورد دیگری که وجود دارد این است که در موقع امانت کتاب‌ها چون رایانه‌ای وجود ندارد تا اطلاعات مربوط به امانت کتاب ثبت شود، بنابراین در انتهای هر کتاب پاکت مخصوص برگه امانت تعبیه میشود تا اطلاعات مربوط به کتاب و فرد امانت گیرنده در آن محل نوشته شود. که باز هم مستلزم صرف زمان و هزینه می‌باشد. در اینجا نکته‌ای که در مورد امانت بین کتابخانهای وجود دارد این است که در نظام امانت بین کتابخانهای به صورت رایانه‌ای میشود مشکلات مربوط به این دسته از کتابخانهها را مرتفع نمود تا آنان نیز بتوانند در اثر امانت بین کتابخانهای به مراجعان خود خدمات با مشکلات کمتری را ارائه نمایند.
۲-۱۲٫ امانت بین کتابخانهای در ایران
طرح امانت بین کتابخانهای در ایران برای نخستین بار در بیستم آذر ماه ۱۳۴۸ در جلسه‌ای با حضور جمعی از نمایندگان کتابخانههای کشور در قالب آیین نامه‌ای پیشنهاد شد و اجرای آن در همان سال توسط مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران آغاز گردید. در این جلسه مقرر شد که این طرح به مدت یک سال به‌طور آزمایشی بین تعداد محدودی از کتابخانهها به اجرا درآید. گسترش این طرح، در جلسه فوق پیش‌بینی شده بود و در طی یک سال دوره آزمایشی نیز مواردی پیش آمد که مشارکت کتابخانههای شرکت‌کننده در طرح، پاسخ‌گوی نیازها نبود و می‌بایست از کمک سایر کتابخانهها نیز استفاده می‌شد. طبق آیین نامه، این طرح که توسط مرکز اسناد و مدارک علمی ایران تنظیم شده بود، این مرکز به عنوان مرکز رابط بین کتابخانهها عمل می‌کرد (امین پور، ۱۳۸۷، ۲۸).
طرح امانت بین کتابخانهای با عنوان «طرح امین» از نیمه دوم سال ۱۳۷۹ به اجرا درآمد. با عضویت در این طرح، کتابخانهها میتوانند منابع موجود در دیگر کتابخانهها را به امانت گیرند و یا از آنها تصویر تهیه کرده و در ازای خدماتی که از دیگر کتابخانهها دریافت میدارند، هزینه پرداخت کنند. بدین شکل، علاوه بر اینکه کتابخانه درخواستکننده موفق به تأمین نیاز اطلاعاتی خود میشود، بخشی از انگیزههای لازم برای همکاری کتابخانه ارائه کننده خدمات نیز فراهم میآید. به منظور بالا بردن اطمینان از جایگزینی مدارک گم شده و خسارت دیده، کتابخانهها وجهضمانتی را به صورت سپرده نزد مرکز اطلاعات و مدارک علمی ایران میسپارند. بر اساس این آییننامه کلیه کتابخانههای دانشگاهها و مراکز آموزش عالی و پژوهشی سراسر کشور میتوانند در این طرح شرکت کنند و در این صورت موظفند بر اساس مقررات و ضوابطی که توسط این مرکز تعیین میشود، عمل کنند. در این آییننامه، از دو نوع کتابخانه رابط و وابسته، یک مرکز هماهنگ‌کننده و هم‌چنین بهامهر نام برده شده ست.
منابع تحقیقاتی برای نگارش مقاله بررسی راهکارهای ایجاد طرح‌های همکاری (امانت بین کتابخانهای، اشتراک ...
