مرحله ششم: بهینه سازی^[۶۳]
همانطور که از نام این مرحله پیدا است، سازمان تلاش خود را در مرحله ششم به نوآوری در فناوری، افزایش سطح خلاقیت و ابتکار عمل بهبود مستمر در فرآیندهای خدمات رسانی الکترونیک، افزایش سطح بازدهی فن آوری های مورد استفاده، بهبود مستمر عملکرد و تداوم حیات سازمان با رویکرد مدیریت دانش محور، معطوف می کند(مسروری،۱۳۸۷،ص۵۰).
۲-۴-۱۱- مدل های دولت الکترونیک
علاوه بر الگوی مرحله ای استقرار دولت الکترونیک، تعدادی مدل عمومی نیز توسط برخی از صاحب نظران ارائه شده است.
۲-۴-۱۱-۱- مدل انتشاری^[۶۴]
مبنای این مدل نشر شفاف اطلاعات با بهره گرفتن از فناوری است و هدف آن استفاده شهروندان از این اطلاعات و تصمیم گیری بهتر است. بعبارت دیگر سازمان های مختلف دولتی با بهره گرفتن از فناوری اطلاعات و سیستم های رسانه ای مبتنی بر آن در محدوده وسیع پایه ریزی شده است، بگونه ای که شهروندان جامعه بتوانند با بهره گرفتن از این اطلاعات تصمیمات آگاهانه تری اتخاذ کنند. مدل انتشاری بر این حقیقت ساده متکی است که یک شهروند با سطح آگاهی بیشتر قادر خواهد بود عملکرد و سازو کارهای دولتی را بهتر درک کنند. و نسبت به حقوق و مسئولیتهای خود وقوف بیشتری بیابد. این مدل یک کانال ارتباطی یک طرفه بین دولت و مردم ایجاد می کند که از طریق آن شهروندان می توانند به همان صورتی که به اطلاعات مجاز منابع دیگر دسترسی دارند به اطلاعات دولتی نیز دسترسی داشته باشند. براساس این مدل کارگزاران بخش عمومی در صددند که با بهره گرفتن از قابلیت‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات به انتشار اطلاعات در محدوده عمومی وسیع تری بپردازند و جریان اطلاعات میان دولت و شهروندان یک جریان یک طرفه است و دولت در تلاش است با بهره گرفتن از کانال های مختلف، جریان اطلاع رسانی به جامعه را تسریع کند. از جمله کاربردهای این مدل می توان به مواردی همچون ارائه برخط قوانین و مقررات دولتی، در دسترس قرار دادن نام ها، آدرس ها، ارائه برخط اطلاعات مربوط به طرحها و برنامه های دولتی، بودجه ها، هزینه های صرف شده و میزان کارایی بخش های مختلف دولتی و. . . اشاره نمود (شفازند، ۱۳۸۷).
۲-۴-۱۱-۲- مدل خدمات تعاملی^[۶۵]
مدل خدمات تعاملی در مقایسه با مدل قبلی قویتر بوده و راه را برای مشارکت مستقیم اعضای جامعه در امور حکومتگری باز می کند، مدل خدمات تعاملی این امکان را بوجود می آورد که امکان مشارکت شهروندان را در امور مختلفی همچون انتخابات الکترونیکی، به اشتراک گذاشتن ایده ها، رای گیری الکترونیکی درباره مباحث عمومی و غیره، فراهم می آورد (فیضی ومقدسی،۱۳۸۴،ص۶۵).

۲-۴-۱۱-۳- مدل تحلیلی تطبیقی^[۶۶]
این مدل براساس کاوش بر روی اطلاعات موجود در حوزه خصوصی/ دولتی پایه گذاری شده است و به منظور استنتاج از بحث ها به مقایسه این اطلاعات شناخته شده قبلی می پردازد. این مدل بصورتی پیوسته تولیدات علمی جدید را تحلیل می کند و از آنها در راستای سیاست ها و اقدامات جدید بهره می گیرد. مقایسه ای که در این مدل مورد تاکید است، می تواند در مقایسه زمانی انجام گیرد تا تصویری از وضعیت قبلی و فعلی حاصل کند یا اینکه می تواند از مقایسه دو موقعیت متفاوت استفاده کند. این مدل بر ایجاد روابط متقابل میان بخش خصوصی و دولتی تکیه می کند و با ترکیب اطلاعاتی که در حوزه بخش خصوصی و دولتی وجود دارد، مجموعه وسیع تری از اطلاعات را به وجود می آورد (شفازند، ۱۳۸۷).
۲-۴-۱۱-۴- مدل حمایت الکترونیکی^[۶۷]
این مدل از رایج ترین مدل های دولت الکترونیکی است که اغلب اوقات به کمک جامعه مدتی می آید تا بر رویه های تصمیم گیری تأثیر گذارد. مدل حمایت الکترونیکی بر روی فرایند برنامه ریزی شده، هدایت شده و استراتژیک از اطلاعات پایه گذاری شده است تا با ساختن جامعه مجازی مستحکم خلاها را پر کند. این مدل توانایی آن را دارد که قابلیت های بالقوه نیروی انسانی و اطلاعات را برای غلبه بر مرزهای جغرافیایی، مرزهای سیاسی و تشریفات اداری بکار گیرد و در انجام کارهای جمعی، منابع انسانی و اطلاعاتی را در کنار هم قرار دهد (فیضی ومقدسی،۱۳۸۴،ص۶۹).
۲-۴-۱۱-۵- مدل جریان بحرانی^[۶۸]
این مدل براساس اطلاعات اساسی مورد نیاز مخاطبان یا انتشار مهم در حوزه عمومی وسیع تر پایه گذاری شده است. به گونه ای که بتوان با بهره گرفتن از فناوری اطلاعات و ارتباطات و رسانه های مبتنی بر این فناوری، اطلاعات مورد نیاز کاربرانی را که در مکانهای متفاوت قرار دارند، به آنها ارائه کرد (شفازند، ۱۳۸۷).
۲-۴-۱۱-۶- مدل مارپیچی
نام این مدل از کلمات اطلاعات- ارتباط- توزیع و تراکنش گرفته شده است و هدف اصلی این مدل نشان دادن ارزش افزوده ایجاد شده وسیر افزایشی آن در فضای مجازی می باشد. بر اساس دیدگاه مدیریتی هر عمل زمانی معنی دار است که منجر به تولید ارزش افزوده در محیط و یا سازمان گردد. به بیان دیگر برآیند سودآوری هر عمل برای سازمان و یا محیط باید مثبت باشد. از دیدگاه این مدل استراتژی موفق باید به ابعاد چهارگانه مطرح شده توجه داشته باشد (مسروری،۱۳۸۷،ص۵۲).
۲-۴-۱۲- مدلهای ارزیابی آمادگی الکترونیکی
آمادگی الکترونیکی یکی از پیش نیازهای اساسی استقرار دولت الکترونیک است. آمادگی الکترونیکی و ارتباط آن با دولت الکترونیک را می توان در این واقعیت جستجو کرد که وقتی سخن از مدیریت دولتی به میان می آید، پیوستاری در ذهن مجسم می شود که یک سوی این پیوستار را دولت و سوی دیگر آن را شهروندان و نهادهای غیر دولتی تشکیل می دهد. بنابراین نمی توان دولت را به سوی دنیای شبکه ای جهت داد و از جامعه و نهادهای غیر دولتی که ارتباط تنگاتنگی با دولت دارند، غافل ماند. دولت الکترونیک به جامعه الکترونیک نیاز دارد و اثر بخشی آن به وجود تقاضا برای خدمات برخط و افزایش میزان آمادگی الکترونیکی جامعه متناسب با افزایش خدمات برخط وابسته است. آمادگی الکترونیکی بستر ورود به عصر نوین و فعالیت در دنیای شبکه ای است. از این رو، طراحی الگوهای ارزیابی الکترونیکی متناسب با شرایط داخلی یک جامعه با هدف سنجش سطح آمادگی الکترونیکی و شناسایی نقاط اهرمی ضروری است. شناخت حاصل شده از این طریق کارگزار بخش عمومی را در اتخاذ تصمیمات مناسبتر یاری رسانده و عقلانیت علمی را در روند حرکت به سوی الگوهای شبکه ای کسب و کار، حاکم می سازد. اگرچه ممکن است هیچ کدام از این الگوها کامل نباشد و به کارگیری آن تصویری کامل از سطح آمادگی الکترونیکی یک جامعه ارائه ندهد اما هر کدام از این الگوها ویژگی های خاص خود را دارا است (یعقوبی، ۱۳۸۶).
در اینجا سه مدل APEC ^[۶۹] CSPP ^[۷۰] و مک کانل^[۷۱] باختصار تشریح می گردد.
۱۲-۴-۱۲-۱- مدل APEC
این مدل توسط کمیته رهبری تجارت الکترونیک سازمان همکاری های اقتصادی آسیا- اقیانوسیه در سال ۲۰۰۰ ارائه شده است. براساس این مدل، کشوری آمادگی الکترونیکی دارد که از ویژگی هایی همچون تجارت آزاد و نداشتن قیود دست و پا گیر صادراتی برخوردار باشد و استانداردهای بین المللی و توافق های تجاری را بپذیرد. سطح پیشرفت آمادگی الکترونیکی در چارچوب این مدل با طراحی تعداد یکصد سؤال چند گزینه ای مورد بررسی قرار می گیرد و تنظیم این سؤالات با تاکید بر عوامل ششگانه زیر ساخته ها و فن آوری، دسترسی به شبکه، استفاده از اینترنت، ارتقا و تسهیل، توسعه مهارتهای منابع انسانی و وضعیت اقتصاد دیجیتالی صورت می گیرد (بردجس^[۷۲]،۲۰۰۱).
۲-۴-۱۲-۲- مدل CSPP
این مدل در سال ۱۹۹۸ در قالب طرح خط مشی سیستم های کامپیوتری ارائه شده است. CSPP گروهی متشکل از شش مقام ارشد اجرایی در شرکتهای فن آوری اطلاعات ایالات متحده آمریکا است. بر اساس تعریف این گروه، جامعه ای آمادگی الکترونیکی دارد که در یک بازار رقابتی از دسترسی با سرعت بالا و پایداری لازم برخوردار باشد، فن آوری اطلاعات و ارتباطات در مدارس، سازمانهای دولتی، شرکتها و منازل به کار گرفته شود، حریم خصوصی کاربر حفظ گردد و امنیت تعاملات برخط از سطح بالایی برخوردار باشد، و خط مشی های دولت افزایش سطح اتصال به شبکه و استفاده از آن را توسعه و تشویق کند. شاخص های این مدل درصدد اندازه گیری نفوذ فن آوری اطلاعات و ارتباطات در منازل، مدارس، شرکتها و سازمانهای دولتی است، ضمن آنکه رقابت بین مراکز ارائه دهنده خدمات دسترسی، سرعت دسترسی و خط مشی دولت را هم مورد بررسی قرار می دهد. ارزیابی نیز در چارچوب عوامل پنجگانه زیر ساختها، دسترسی، کاربردها، صرفه جویی و توانمندسازها انجام می گیرد.
۲-۴-۱۲-۳- مدل مک کانل
این مدل توسط مک کانل با همکاری اتحادیه جهانی خدمات فن آوری اطلاعات در سال ۲۰۰۰ ارائه شده است. براساس این مدل کشوری از آمادگی الکترونیکی برخوردار است که کامپیوتر را در مدارس، شرکتها، دولت و منازل به کار گرفته باشد، دسترسی مطمئن را در بازار رقابتی فرآهم آورد، و از تجارت آزاد، آموزش مهارتهای مرتبط با فن آوری اطلاعات در مدارس، نیروی کار ماهر، فرهنگ خلاقیت، همکاری و مشارکت بخش دولتی و خصوصی با یکدیگر، شفافیت در دولت، نظام حقوقی اجرا شده، شبکه های ایمن توأم با حفظ حریم خصوصی افراد و قوانین مرتبط با امضای الکترونیکی برخوردار باشد. ارزیابی در این مدل بر اساس پنج عامل اصلی و چندین شاخص فرعی صورت می گیرد. قابلیت اتصال (زیر ساختها، دسترسی و هزینه دسترسی)، رهبری الکترونیک (خط مشی ها و قوانین دولتی)، ایمنی اطلاعات (سرمایه فکری و معنوی، حمایت از حریم خصوصی و امضای الکترونیک)، سرمایه انسانی (تحصیلات مرتبط با فن آوری اطلاعات و ارتباطات، دسترسی به نیروی کار آموزش دیده) و فضای کسب و کار الکترونیکی (رقابت، ثبات سیاسی، سرمایه خارجی، زیر ساخت های مالی)، عوامل اصلی و شاخص های فرعی این مدل جهت ارزیابی آمادگی الکترونیکی است (مسروری،۱۳۸۷،ص۵۶).
۲-۴-۱۳- زیرساختها و ملزومات پیاده سازی دولت الکترونیک
پیاده سازی موفق دولت الکترونیک نیازمند ایجاد و توسعه زیرساخت و ملزومات مورد نیاز می باشد که در این بخش به این زیر ساختها اشاره می گردد.
۲-۴-۱۳-۱- زیر ساختهای ارتباطی
با توجه به وسعت فیزیکی جامعه تحت پوشش دولت الکترونیک، لازم است با بهره گرفتن از محیط ها و ابزارهای ارتباطی، فاصله جغرافیایی بین بخشها و مردم را از میان برداشت. در این زمینه لازم است بسترهای مخابراتی و ارتباطی را با تکیه بر فناوری های مربوطه گسترش داد.
برخی از این بسترها عبارتند از:
- توسعه شبکه های بین شهری و درون شهری مخابرات
- افزایش خطوط تلفن در مناطق
- توسعه خطوط فیبر نوری
- توسعه مراکز دهنده پهنای باند اینترنتی
- توسعه مراکز ارائه دهنده خدمات اینترنتی به مشتریان عمومی
- رواج فناوری های ارتباطات بی سیم
۲-۴-۱۳-۲- زیر ساخت های اطلاعاتی
یک رکن اساسی در دولت الکترونیکی، وجود اطلاعات و داده های گسترده و صحیح و نیز تجهیزات مناسب برای دستیابی به این اطلاعات است. تامین سایتهای اینترنتی یا پایگاه های داده که خالی از داده باشند هیچگونه ارزشی نخواهد داشت. از یکسو منابع تامین اطلاعات، نظیر مراکز آمار، آرشیوهای خبری، روابط عمومی سازمانها، کارشناسان تخصصی در حوزه های مختلف، واحدهای مدیریتی و نظایر آن باید در راستای استقرار دولت الکترونیکی موظف شوند تا منابع اطلاعاتی کامل و به روز را تامین نمایند و از سوی دیگر تاسیس مراکز داده ها و انباره های بزرگ داده و مراکز فنی حفظ و نگهداری داده ها از اقدامات اساسی مورد نیاز توسعه دولت الکترونیکی است.
۲-۴-۱۳-۳- ملزومات فرهنگی و آموزشی
برای جایگزینی روندهای سنتی در امور دولتی با روندهای دولت الکترونیکی، لازم است بستر فرهنگی جامعه برای این تحول آماده شود و تغییرات لازم در عادت ها و اعتقادات به وجود آید. بدین ترتیب صرفا پرداختن به تامین و توسعه زیرساختهای فنی، ارتباطاتی و داده ای کافی نبوده و لازم است برنامه ریزی مدرن و استراتژیک برای اصلاح ساختار فرهنگی جوامع مورد توجه قرار گیرد.
تغییر عادات های فرهنگی حتی در حوزه اخلاق و مسائل حقوقی نیز قابل توجه و پیگیری است. علاوه بر موضوعات مذکور، تامین سواد لازم برای بکارگیری امکانات فناوری اطلاعات در سطوح مختلف جامعه از اهمیت فراوانی برخوردار است. بدیهی است که اگر همه زیرساخت های دیگر تامین شوند اما سطح سواد و آگاهی مردم توسعه نباید هرگز پیاده سازی اهداف دولت الکترونیکی تحقق نمییابد. علاوه بر آن هر جامعه برای گسترش فناوری نیاز به متخصصان و دانشمندانی دارد که باید در حوزه علوم و فنون آموزش داده شوند و به عنوان پایه های ساختار دولت الکترونیکی محسوب گردند (مارگتس، اینون^[۷۳]،۲۰۰۸).
۲-۴-۱۳-۴- ملزومات مدیریتی و قانونی
سازمانهای موجود در هر کشور از جنبه مدیریتی باید در معرض تحولات اساسی قرار گیرند و نیز قوانین و مقررات می بایستی متناسب با امور فناوری اطلاعات تغییر یابند. انطباق نظریه های قانونی و مدیریتی سنتی با ابزارهای جدید از جنبه های مختلفی قابل بررسی است. ارزیابی آمادگی الکترونیکی هر جامعه و سازمان با سنجش عاملهای متعددی در حوزه مدیریت انجام می شود. بدیهی است که تغییر در نگرشهای مدیریتی و آماده سازی فضای سازمانها و انطباق نظریه های مدیریتی با رویکردهای فناوری اطلاعات یکی از ملزومات مهم توسعه دولت الکترونیکی خواهد بود (همان،۲۰۰۸).
۲-۴-۱۴- مقایسه دولت سنتی یا دولت بوروکراتیک با دولت الکترونیکی
ساختار دولت در هر کشوری متناسب با شرایط آن کشور و پیشینه اش شکل گرفته و بعضا با اصلاحاتی جزئی به روند مقامات رسانی ادامه می یابد. واژه بوروکراسی توسط ماکس وبر به علم مدیریت وارد شد و عملاً یک پارادایم را بنیان نهاد. وضع قوانین و نظامهای کنترلی، ساختار دولت ها را دیوانسالار یا بوروکراتیک کرده است. حکومت های سنتی دیوانسالار یا بوروکراتیک در واقع حکومت قانون هستند و ارائه خدمات به صورت یکنواخت و با رعایت استاندارهای تعیین شده انجام می شود از آنجا که قانون انعطاف پذیری ندارد، لذا نگرش مشتری مداری نسبت به شهروندان وجود ندارد. در ساختار دولت سنتی دیوانسالار، توجه دولت بر مسائل درونی و مدیریتی متمرکز است. دولت دیوانسالار بر بخش بندی، تخصص گرایی، استانداردسازی و یکنواخت کردن فرآیندها تاکید دارد. در حکومت دیوانسالاری افرادی که انجام وظایف مشابهی را بر عهده دارند، در یک واحد اداری سازماندهی می شوند و هر واحد مسئولیتهای خاص خود را بر عهده دارد که شامل شناخت مشتری، ارزیابی تقاضا، ارائه خدمات و. . . می باشد و مسلماً هر واحد سازمان تنها مسئول انجام وظایف همان سازمان است و در صورت بروز هر گونه مشکلی در سایر واحدها، مسئولین آن واحد باید برای رفع مشکل اقدامات مقتضی را انجام دهند. بنابراین سیستم مشکلات عدیده ای را برای مراجعان به دنبال دارد.
در سال های اخیر واژه دولت الکترونیک با گستردگی زیاد و کاربرد فراوان در سطوح مختلف دولت و جامعه رایج شده است. دولت الکترونیک دارای تفاوتهای آشکاری با دولت بوروکراتیک است. در دولت الکترونیک ارائه خدمات به مشتری اصل است و این ارائه خدمات بر مبنای انعطاف پذیری و تاکید بر رویه ها انجام می شود. همچنین با بهره گرفتن از فناوری اطلاعات و سیستم های هوشمند دخالت عوامل انسانی به حداقل می رسد. افراد اثرگذار در سیستم های دولت الکترونیک سه گروه هستند و این گروه ها عبارتند از: ۱- فعالان در پردازش داده ها مانند مدیران سیستم یا طراحان سیستم ۲- واسطه های میان سیستم های اطلاعاتی و مشتریان ۳- کسانی که فرایند خدمات رسانی را کنترل می کنند.
از گفته های فوق می توان نتیجه گرفت که الگوی دولت سنتی با الگوی دولت الکترونیک تفاوت دارد. ساختار دولت بوروکراتیک سلسله مراتبی و رویکرد از بالا به پایین دارد. در حالی که دولت الکترونیک بر کار گروهی، شبکه تعاملی، تعاملات با حلقه بازخورد سریع تاکید دارد (شفازند، ۱۳۸۷)
۲-۴-۱۵- مراحل تکامل دولت الکترونیک
در جریان گسترش کمی و کیفی سرویس‌هایی که دولت الکترونیک به جامعه ارائه می‌دهد، دولت از مراحل مختلفی عبور می‌کند که می‌توان آنها رابه چهار مرحله تقسیم کرد:
۱- به وجود آمدن وب‌ سایت‌های دولتی که شامل اطلاعاتی درمورد سازمان‌های مختلف دولتی است.
۲- ایجاد وب‌سایت‌های دولتی که شامل اطلاعات سازمان‌ها دریک محیط تعاملی هستند.