۴- سیستم مدیریت اطلاعات ارشد (EIS)^[70]
سیستم اطلاعات، مبتنی بر رایانه است و دسترسی آسان به اطلاعات داخل و خارج سازمان که مرتبط با عوامل کلیدی توفیق سازمان می باشد را برای مدیران ارشد، میسر می سازد (واتسون، ۱۳۸۵).

EIS یک سیستم اطلاعات مبتنی بر رایانه می باشد که مدیریت ارشد را قادر می سازد به منابع اطلاعاتی ادغام شده داخل و خارج از سازمان به صورت خلاصه شده در قالب صفحه نمایش گرافیگی دسترسی آسان داشته باشد. EIS به استفاده کننده این اجازه را می دهد که بگونه ای اطلاعات را فیلتر کند تا بتواند به سرعت به اطلاعات مهم و مورد نظر خود دست یابد (صرافی زاده،۱۳۸۳).
۵- سیستم های خبره^[۷۱] (ES) و تأثیر آن بر سیستم های پشتیبانی تصمیم
هوش مصنوعی؛ فعالیت ایجاد توانایی در ماشین هایی چون رایانه‌ها جهت به نمایش گذاردن رفتار هوشمندانه است که در انسان مشاهده می شود. هوش مصنوعی نشان‌دهنده پیشرفته‌ترین کاربرد رایانه تا به امروز است که تلاش می کند بعضی از انواع منطق انسانی را تقلید کند. نطفه های هوش مصنوعی فقط دو سال پس از استقرار اولین رایانه برای استفاده در بازرگانی گذارده شد. تحقیق هوش مصنوعی ادامه یافت اما به اهداف محدودتر کاربردهای رایانه، چون سیستم مدیریت اطلاعات و سیستم پشتیبانی تصمیم منجر شد. در طی زمان این پژوهش ادامه یافت تا مرزهای استفاده از رایانه برای اموری که عمدتاً‌ هوش انسان را طلب می کند، گسترش یابد. یک زیر مجموعه اصلی هوش مصنوعی، سیستم های خبره هستند. سیستم خبره یک برنامه رایانه‌ای است که به صورت یک انسان خبره عمل نموده و استفاده گر را در نحوه حل یک مسأله راهنمایی می سازد. عمل استفاده از یک سیستم خبره را “مشورت^[۷۲]” می نامند که استفاده کننده با سیستم خبره، برای راهنمایی مشورت می کند. مفهوم سیستم های خبره بر این فرض استوار است که دانش متخصصین در حافظه رایانه ضبط و در دسترس کسانی که به کاربرد آن دانش نیاز دارند قرار گیرد. سیستم پشتیبانی تصمیم، شامل برنامه هایی است که منعکس کننده چگونگی اعتقاد یک مدیر در حل یک مسأله می باشد اما سیستم خبره، فرصتی برای تصمیم گیری ها پیش می آورد که از قابلیت های مدیر، افزون تر است. تمایز دیگر بین سیستم خبره و سیستم پشتیبانی تصمیم، توانایی سیستم خبره در توصیف نحوه استدلال جهت نیل به یک راه حل خاص است. اغلب اوقات شرح نحوه دستیابی به یک راه حل، از خود راه حل ارزشمندتر است (الهی و رجب زاده، ۱۳۸۲).
داده هایی که توسط برنامه های سیستمِ پشتیبانی تصمیم استفاده می شود، اصولاً ‌بصورت عددی بوده و برنامه ها، تأکید بر استفاده از روش های ریاضی دارند، لیکن داده هایی که بوسیله سیستم های خبره بکار می رود نمادی تر بوده و اغلب بصورت متن تشریحی می باشند، برنامه های سیستم های خبره بر بکارگیری برنامه های منطقی تأکید دارند.
مدل سیستم خبره
یک مدل سیستم خبره مشتمل بر چهار بخش اصلی است:
۱- موتور توسعه، که متخصص و تحلیلگر سیستم ها برای ایجاد سیستم خبره بکارمی برند.
۲- پایگاه دانش، که معلومات گردآوری شده در مورد مسأله خاص مورد حل را درخود جا می دهد.
۳- موتور استنتاج، که توانایی تفسیر محتوای پایگاه دانش را فراهم می کند.
۴- رابط استفاده گر،که به کاربرکمک نموده تا با سیستم خبره، توسط صفحه کلید رابطه برقرار کند.
دو زبان برنامه نویسی لیسپ^[۷۳] و پرولوگ^[۷۴] برای نمایشِ نمادین مبنای علمی و برنامه نویسی سیستم های خبره، مناسب می باشند (مک لوید، ۱۳۷۸).
مزیت اصلی یک سیستم خبره، توانایی آن در بهبود عملکرد شخصِ مدیر در یک مسأله خاص است. رایانه می تواند دانش مورد نیاز برای حل مسأله را با سرعت الکترونیکی بکار بَرد. این توانایی به مدیر به دو شیوه بهره می رساند: اول آنکه برای مدیر این امکان را فراهم می آورد تا به فعالیت حل مسأله که سابقاً‌ غیرممکن بود، مبادرت نماید و دوم، افزایش سرعت آن است که مدیر را از سایر فعالیت ها آزاد می سازد. رایانه مانند شخص مدیر دارای ایام خوب و ایام بد نمی باشد. هنگامی که استدلال کردن در داخل رایانه، برنامه نویسی می شود، مدیر می داند که یک فرایند حل واحد، برای هرمسأله ای دنبال خواهد شد.
محدودیت سیستم های خبره
سیستم های خبره، دو محدودیت عمده دارند:
الف) علم متناقض را نمی توانند کنترل نمایند.
ب) سیستم های خبره، نمی توانند مهارتهای غیراستدلالی را به عنوان مشخصه شخص حل کننده، بکار ببرند (الهی و رجب زاده، ۱۳۸۲).
اداره مجازی^[۷۵]
امروزه MIS از مفهوم اولیه خود گسترش پیدا کرده و به کاربرد رایانه در زمینه بهره وری سوق پیدا کرده است. اولین پدیده ای که بعد از ورود این نگرش به سازمان بوجود می آید، اتوماسیون خواهد بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی می شود. اولین اتوماسیون، در اداره^[۷۶] فعالیت های دفتری و منشی‌گری بکار برده می شد. بعدها نیازهای ارتباطی مدیران و دیگر کاربران نیز به دامنه فعالیت آن اضافه گردید. در سال های اخیر، دامنه کار اداری از مکان های ثابت به موقعیت های از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادارات از طریق ارتباطات داده ها، صورت می پذیرد. موقعیت های از راه دور استفاده از سیستم مجازی اتوماسیون، که شامل خانه ها، اتاق های متصل، خودروها و هر مکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است در آن واقع باشند، اداره مجازی نامیده می‌شود. اداره مجازی برای سازمان ها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات شبکه رسمی ارتباطی، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را در بر دارد. البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم وجود خواهد داشت. اشکالات عمدتاً شامل کارکنان می شوند بطوریکه آنها احساس عدم تعلق به سازمان، ترس از دست رفتن شغل، وجدان کاری کمتر، و تنش خانوادگی خواهند داشت، البته سازمان ها می توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان از طریق تماس های تلفنیِ مداوم، بکار بردن کنفرانس های تلفنی و ملاقات های منظم همیشگی حفظ کرده و با این کار اشکالات را کاهش دهند. هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون توجه به اینکه چه کسی آن را بکار می برد، افزایش بهره وری می باشد. اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه‌پرداز بود که روشی استاندارد برای تولید اسناد چاپی مانند نامه ها، یادداشت ها و گزارشات است (مک لوید، ۱۳۷۸).
وسایل لازمِ اداره مجازی
نامه الکترونیکی و نامه صوتی، ازجمله راهکارهایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند. در هر دو مورد فوق، جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قراردارد. همچنین تقویم الکترونیکی، دیگر کاربرد سیستم مذکور بوده است که شخص را در شرکت برای دسترسی به تقویم های ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه با آنان یاری می کند. کنفرانس از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می‌باشد (شیخانی، ۱۳۷۹).
سه نوع کنفرانس از راه دور وجود دارد: صوتی، تصویری و رایانه‌ای.
لازمه کنفرانس های صوتی، دسترسی شخص به تلفن می‌باشد. کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می‌کند. کنفرانس رایانه‌ای مشابه نامه الکترونیکی می باشد به جز اینکه شرکت کنندگان و موضوعات آنها خیلی گسترده تر هستند. فاکس یک دستگاه کپی از راه دور می باشد که گر چه یک برنامه با ارزش برای اتوماسیون اداری است ولی عمومیت آن از بوجود آمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می کند. ویدئوتکست، مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس می سازد. سیستم های تصویری مدرن بر محدودیت های کاغذ و ذخیره میکروفرم، با به‌ کاربردن OCR و فن‌آوری هایی دیسک فشرده غلبه کرده است. نشر رومیزی برنامه کاربردی در اتوماسیون ادارات می باشد که توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه‌ای و تخصصی را دارد. اتوماسیون اداری می تواند با ارائه پیوندهای ارتباطی به حل مشکل کمک نماید. ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر بر اساس خصوصیات سازمان، سلیقه های شخصی و منابع قابل دسترسی شکل می گیرد. بعضی برنامه های کاربردی اتوماسیون اداری، جایگزین هایی برای روش های ارتباطی سنتی هستند درحالی که دیگر برنامه ها فرصت های جدیدی را ارائه می دهند (ظاهری، ۱۳۸۰).
بسته های نرم افزاری
منظور از بسته های نرم افزاری استفاده از تک تک منابع سازمان در طراحی سیستم های مرتبط به اطلاعات می باشد. بسته های نرم افزاری آماده، به دلیل طراحی و پیاده سازی منفک، یکپارچگی سیستم را تأمین نمی کنند و باید تعیین نیازهای اطلاعاتی در رابطه با تهیه شان در سازمان به وجود آید و بسته های نرم افزاری آماده نمی توانند پاسخگوی نیازهای سازمانی خاص باشد (سادات، ۱۳۷۷).
جزایر اطلاعاتی
یکی دیگر از راه حلهای تقریباً منسوخ مدیریت اطلاعات، استفاده از جزایر اطلاعاتی است. به این مفهوم که قسمت های مختلف یک سازمان مستقلاً مورد مطالعه قرار گرفته، طراحی و پیاده سازی آن به انجام می رسد، بدین ترتیب به مرور مجموعه ای از سیستم اطلاعاتی جدا از هم، کل سازمان را پوشش می دهد (سادات،۱۳۷۷).
پروژه های خاص
یکی از راههایی که توسط برخی از مشاوران انفورماتیک به مدیران عالی سازمانهای بزرگ جهت مدیریت اطلاعات توصیه می شود، اجرای پروژه هایی توسط توسعه سیستم های یکپارچه اطلاعاتی است که به برقراری یک نظام انفورماتیک منجر می شود. گرچه می توان تصور کرد که با اجرای اینگونه پروژها یک سیستم مدیریت اطلاعات منطبق با نیازهای سازمان بوجود می آید، لیکن این روش آکنده از مسائل و مشکلاتی است که به افزایش هزینه ها و مدت پروژه ها منجر خواهد شد که عملی غیر اقتصادی محسوب گردیده و معمولاً به نتایج دلخواه نمی رسد. اجرای موفقیت آمیز یک پروژه سیستم اطلاعاتی، در گرو عوامل گوناگونی است که فقدان هر یک میتواند نتایج نامطلوبی را برجای گذارد. عواملی که بعضاً بسیار آشکار و یا ناشناخته هستند، اما مطلقاً کم اهمیت نبوده و این بدان دلیل است که اجرای پروژه سیستم اطلاعات، علاوه بر تهیه یک نرم افزار کارآمد، امکانات و اقدامات بسیاری را می طلبد تا به نتایج مطلوب رسد و لازم است تا برخی موارد مرتبط به آن فهرست وار بیان گردد (سادات، ۱۳۷۷).
ملزومات اجرای سیستم مدیریت اطلاعات
۱- نرم افزار متناسب و کارآمد: نرم افزار سیستم اطلاعات باید دارای ویژگی هایی باشد که در نگاه اول در یک سیستم نرم افزاری، قابل جمع نیستند. این نرم افزار در عین گستردگی و یکپارچگی، منعطف است، زیرا هیچ دو سازمانی حتی در کمال شباهت، بطور کامل از روش های مشابه استفاده نمی کنند و این نرم افزار باید قادر باشد بدون هیچگونه تحمیل و تکلیفی، با روش های جاری آن سازمان انطباق یافته و بتواند توالی عملیات و کنترل های داخلی را رعایت کند و نیز قادر باشد با وجود انعطاف پذیری لازم، گزارش های مورد نیاز کارفرما را تا هر سطح و به هر تعداد و با هر شکل تأمین نماید (سادات، ۱۳۷۷).
۲- حمایت مدیران عالی
مدیران باید ضرورت ایجاد سیستم اطلاعات را در متن سازمان احساس کنند و این امر میسر نمی شود مگر این که مدیریت حمایت خود را چه از لحاظ مالی و چه سیاسی در رابطه با استقرار سیستم اطلاعات نشان دهد (یزدان پناه، ۱۳۸۰).
۳- سازمان دهی مناسب
از نظر وزنی، تهیه یک نرم افزار مناسب و کارآمد، درصد بزرگی از یک پروژه استقرار سیستم اطلاعات به حساب نمی آید، قسمت اعظم پروژه مربوط به سایر فعالیت هایی است که باید انجام پذیرد (میکاییلی، ۱۳۸۵).
۴- بسته های سخت افزار یا نرم افزاری مطلوب
هنگام راه اندازی یک سیستم مدیریت اطلاعات اتفاقی که در حال شکل گیری است، ایجاد اعتماد سازمانی نسبت به نرم افزار است. این اعتماد به کُندی و با مُمارست ایجاد و به اندک خطایی از بین می رود. خصوصاً آنکه معمولاً در دوره راه اندازی، راهبردی موازی در سیستم های قدیم و جدید در دستور کار قرار دارد و بطور طبیعی حجم کار کاربران را زیاد و آنها را بی تاب و بی حوصله می کند (بهشتیان و ابوالحسنی، ۱۳۷۸).
۵- بررسی کامل ارجاعات سیستم ها به یکدیگر
برای استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات بر فازبندی پروژه و اجرای تدریجی آن تأکید فراوان شده است ولی این موضوع نباید با این معنا باشد که تحلیلگران سیستم نیز یکپارچگی سیستم و ارجاعات فراوان داخل سیستم ها به یکدیگر را از نظر دور دارند و باید در ابتدای پروژه و قبل از اجرای هر فاز، کلیه سیستم ها مورد بررسی قرار گرفته و ارتباط آنها با یکدیگر شناسایی شود تا اجزای فازهای اول، فازهای بعدی را دچار اختلال نسازد (بهشتیان و ابوالحسنی، ۱۳۷۸).
۶- انتخاب موتور پایگاه داده مناسب
ابزارهای مناسبِ زیادی برای پیاده سازی نرم افزار یک سیستم اطلاعات وجود دارد که باید بر اساس داده هایی که از طرف سازمان مربوطه ارائه می گردد و همچنین بر اساس روش های مختلفی که در برنامه ریزی های سیستم های نرم افزاری در رابطه با سیستم مدیریت اطلاعات تعریف می شوند، زیربنای پایگاه داده را تشکیل دهند (بهشتیان و ابوالحسنی، ۱۳۷۸).
۷- پرهیز از بلند پروازی
همه دست اندر کاران پروژه باید بدانند که مهمترین وظیفه آنها استقرار یک سیستم اطلاعات کارآمد است و اولین قدم در این مسیر اجرایی کردن سیستم ها در یک حداقل قابل قبول است، لذا تأکید بر جزئیات و بالا بردن توقعات از سیستم در هنگام راه اندازی، جز کاهش سرعت اجرای پروژه و افزایش ریسک استقرار آن تأثیری نخواهد داشت. پس از اجرایی شدن سیستم، به سرعت می توان تمام جزئیات مورد نیاز در سیستم ها را اِعمال و توقعات و نیازهای مختلف را پاسخ گفت (سادات،۱۳۷۷).
سیستم های اطلاعات خصلت بهمن گونه دارند، یعنی اگر یک حد قابل قبول راه اندازی شود و سیستم در مجرای صحیح و با شیب مناسب قرار گیرد حرکت آن به معنای بزرگ شدن و توسعه آن بدون اینکه نیازمند صرف انرژی زیاد باشد، خواهد بود. پروژه استقرار سیستم جامع تنها یک برنامه نویسی ساده نیست، استقرار سیستم های مدیریت اطلاعات در یک سازمان، یک طرح توسعه ای است، طرح توسعه ای که به جای حرکت افقی در سطح، حرکتی عمودی و در عُمق سازمان را در بر خواهد داشت و به همین دلیل بسیار پیچیده و حساس انجام می گیرد. استقرار سیستم های مدیریت اطلاعات در واقع یک فرایند توسعه انسانی و نوعی اصلاحات است و جز با این نگرش نمی توان به اجرای موفق یک پروژه استقرار جامع امیدوار بود (میکاییلی، ۱۳۸۵).
۸- امینت در سیستم های مدیریت اطلاعات
بدیهی است امکان سنجی استقرار سیستم، در مرحله اول نیاز به امنیت کافی در ارسال پیام ها دارد. یک ارسال با امنیت بالا باید دارای ویژگی های محرمانه بودن، صحت، اصالت، غیر ساختگی بودن و غیر قابل انکار کردن باشد. برای رسیدن به این اهداف لازم است از روش های رمز نگاری گواهینامه های دیجیتال، و پروتکل های امنیتی استفاده نمود. روش های رمزنگاری متداول به راحتی برای پست الکترونیکی قابل استفاده بوده و امکان استفاده از امضاهای دیجیتال را نیز فراهم نموده است (سادات،۱۳۷۷).
مطالعه امکان سنجی^[۷۷]
امکان سنجی پژوهشی است که اطلاعات اولیه راجع به قابلیت های موفقیتِ ایده های کاری را در شرایط محیطی بدست می آورد. چنین مطالعه ای به امکان پیاده سازی طرح در پرتو شرایط موجود و عوامل بازدارنده توجه دارد. بعبارت دیگر امکان سنجی، فرصت های موجود را مورد بررسی قرار داده و بهترین مسیر برای ایده یا طرح را انتخاب می کند تا پیاده سازی ایده مورد نظر، امکان پذیر گردد (رهنورد، ۱۳۸۳).
مفهوم امکان سنجی
قبل از اینکه یک سازمانِ سرمایه گذار، شروع به اجرای یک طرح یا پروژه نماید، باید ابعاد مختلف طرح را شناسایی نموده تا امکان پذیری و عملی بودن پروژه یا طرح، از جهات مختلف ارزیابی گردد. این شناسایی بطور کلی امکان سنجی نامیده می شود (رهنورد، ۱۳۸۳).
مطالعات امکان سنجی مهمترین مرحله شناسایی طرح، قبل از شروع اجرای آن است. در این مرحله، طرح از ابعاد فنی، محصولات، توجیه اقتصادی، مکان و غیره تعریف می شود. در نتیجه مطالعات امکان سنجی است که سرمایه گذار نسبت به شروع مرحله اجرائی تصمیم گیری می کند. در پاره ای از مواقع چندین پیشنهاد وجود دارد که ضمن بررسی هر یک از پروژه های پیشنهادی، کار مقایسه و انتخاب بین آنها انجام می شود. با مشخص شدن نتایج این مرحله، احتمال دارد از پروژه صرفنظر گردد و گاهی اوقات علیرغم اقتصادی بودن، ممکن است پروژه به دلایل استراتژیک انتخاب و برای اجرا اقدام گردد. به هر حال این مهمترین مرحله تشخیص می باشد و معمولاً ادامه مرحله تحلیل و طراحی و پیاده سازی متأثر از نتایج این مرحله است (اسماعیلی، ۱۳۷۷).