۱۱-۷-۱

مالکیت منابع متمرکز و مدیریت

۱۱-۷-۲

مالکیت منابع توزیع شده و مدیریت

۱۱-۷-۳

سلسله مراتب سازمان

۳-۲-۱۲- مستندات و گزارش­گیری:
تصمیم ­گیری هنگامی ضرورت می­یابد که مدیریت سازمان با یک مسئله یا فرصت روبرو است. هر سازمان باید شکست­ها و موفقیت­های گذشته خود را مرور کند و به طور سیستماتیک از آن تجربیات استفاده نماید، به گونه ای که همه کارکنان آن را درک کرده و به آن دسترسی داشته با شند. درواقع، مستندسازی، عمل ثبت، مکتوب نمودن، گردآوری، تنظیم و تدوین، دسته بندی و نگاه­داری اطلاعات مفاهیمی که خود از فعالیتی هدفمند، دقیق و منظم حکایت دارد. عدم وجود مستندات دقیق و سازمان­یافته، می ­تواند موجب افزایش نرخ از دست دادن اطلاعات شود. مستندسازی کامل و صحیح باعث می گردد، کلیه عوامل داخلی و خارجی مؤثر موردتحلیل و بررسی قرارگیرد و مدیر پروژه در حین مراحل انجام فرآیندها از اجرای صحیح آن­ها اطمینان حاصل کند. همچنین تهیه مستندات جهت ارتباط بین افراد درگیر در انجام فعالیت­ها از یک طرف، ارتباط بین کاربران از طرف دیگر و نهایتاً ارتباط بین دوگروه مزبور بسیار مفید است. در هر سیستم مدیریت فرایند کسب­وکار، مستندسازی و گزارش­گیری نقش بزرگی ایفا می­ کند و بایستی از ابتدای شروع فرآیندها در سازمان به اجرا درآید. سیستم مستندسازی فرآیندها، این امکان را برای کاربر ایجاد می­ کند که بتواند نحوه­ اجرای فرآیندها را در دوره­ های قبل بررسی کرده و پس از انجام مقایسه با گزارش­های به دست آمده از گذشته، فرآیندها و نتایج حاصل از آن­ها را تحلیل کند]۴۵٫[

۳-۲-۱۲-۱- مزایای سیستم مستندات و گزارش­گیری]۴۲[:
هزینه­ های پایین­تر و کیفیت بهتر در مدیریت اسناد به دلیل در دسترس بودن اطلاعات.
افزایش سرعت کار اسناد الکترونیکی و کاهش قابل توجه زمان انجام فرآیندها، چرا که پردازش اسناد را می­توان در هر نقطه از جهان بدون تأخیر انجام داد.
سهولت در بازیابی و ردیابی اسناد قدیمی.
در جدول ۳-۱۲- شاخص­ های بایگانی و گزارشات در مدیریت فرایند کسب­وکار نشان داده شده است:
جدول ۳-۱۲- شاخص­ های بایگانی و گزارشات در مدیریت فرایند کسب­وکار

۱۲ 

بایگانی و گزارشات

۱۲-۱

توانایی­های گزارش­دهی گسترده روی نمودارها برای یافتن علت­های ریشه­ای

۱۲-۲

نشانه ی تحویل گزارش به عنوان نمودار تعبیه شده در ایمیل

۱۲-۳

مدیریت و به­ کارگیری ماژول­های گزارش­گیری و پایش

۱۲-۴

ارائه­ امکانات مدیریت مستندات و مدیریت محتوی

۱۲-۵

قابلیت بایگانی و گزارش­گیری برای اقلام کاری تکمیل شده

۱۲-۶

قابلیت ایجاد گزارش برای سطوح مختلف مانند مدیران، کاربران یا ادمین­ها