تنها داده هایی برای تجزیه و تحلیل و سپس به کارگیری در سیاستگذاری ها و تصمیم گیریها قابل استفاده است که از تائید و اعتبار آنها اطمینان حاصل شده باشد. تایید داده ها نشان می دهد که داده های جمع آوری شده مواردی هستند که به آنها نیاز است و اعتبار داده بیانگر این است که داده های کسب شده واقعاً نماینده شرایط موجود هستند یا اینکه تصویر غیرواقعی از سازمان را در اختیار می گذارند. برای ارتقای کیفیت داده ها، رعایت نکات زیر ضروری است:

- تعهد و ظرفیت های سازمان را در رابطه با کیفیت داده ها تقویت کنید.
- کیفیت داده های موجود را بسنجید.
- در رابطه با محدودیت موجود در زمینه داده ها، اقدام کنید.
- کیفیت را از زمانی که داده های عملکرد شکل می گیرند، شروع کنید.
هـ) برقراری نظام تحلیل، بررسی و گزارش دهی داده های عملکرد (گام پنجم)
این بخش بر تجزیه و تحلیلی تاکید دارد که مدیریت سازمان را آماده می کند تا با بازنگری اطلاعات عملکرد قادر باشد فرآیندها و نتایج را به بهترین شکل اصلاح کرده و اطلاعاتی که در طی چرخه عملکرد جمع آوری شده اند را گزارش دهی کند. ماحصل این تحلیل ها، جمع بندی یا گزارش هایی خواهد بود که می تواند اساس تصمیم گیری های مدیریتی را تشکیل داده، نتایج تصمیمات مرتبط با مدیریت عملکرد را به پاسخ خواهان ارائه دهد.
هدف از تحلیل و بررسی داده ها
مقصود اصلی از تحلیل و بررسی داده ها، تبدیل داده های خام به اطلاعات و دانشی است که برای بهبود عملکرد اجزای سازمان قابل استفاده است. به طور کامل می توان گفت که از تجزیه و تحلیل داده ها اطلاعات حاصل می آید، با جمع بندی و تفسیر اطلاعات دانش تولید می شود و به کارگیری این دانش ثمره نهایی نظام یا فرایند جمع آوری داده ها را تشکیل می دهد.
و) برقراری نظام استفاده از اطلاعات عملکرد در بهبود سازمان (گام ششم)
مدیریت به گونه مشخص می تواند از اطلاعات عملکرد در سه حیطه استفاده کند:
- بهبود عملکرد،
- ترازیابی( شامل استفاده از داده های عملکرد در ترازیابی و استفاده از داده ها در بهبود عملکرد )،
- تغییر در فرایندهای مدیریت از راه مهندسی مجدد، بهبود مستمر و بهبود فرایند. (رفیع زاده، ۱۳۸۸)
۷-۳-۲) مفهوم ارزیابی عملکرد
برای درک مفهوم ارزیابی عملکرد بایستی ابتدا مفهوم عملکرد را دریابیم. عملکرد به درجه انجام وظایفی که شغل یک کارمند را تکمیل می‌کند اشاره دارد و نشان می‌دهد که چگونه یک کارمند الزامات یک شغل را به انجام می‌رساند. عملکرد اغلب با «تلاش» که اشاره به صرف انرژی دارد یکسان تلقی می‌شود، اما عملکرد براساس نتایج فعالیت‌ها اندازه‌گیری می‌شود. برای مثال یک دانشجو ممکن است تلاش زیادی را در آماده شدن برای آزمون بکار گیرد اما نمره کمی دریافت کند در این مورد تلاش زیادی صورت گرفته اما عملکرد پایین بوده است. به عقیده بایرز ورو عملکرد افراد در یک موقعیت می‌تواند به عنوان نتیجه ارتباط متقابل بین: الف) تلاش، ب) توانایی‌ها و ج) ادراکات نقش تلقی شود.” تلاش"، که از برانگیختگی نشأت می‌گیرد اشاره به میزان انرژی (فیزیکی یا ذهنی) که یک فرد در انجام وظیفه استفاده می‌کند دارد.” توانایی‌ها"، ویژگیهای شخصی مورد استفاده درانجام یک شغل هستند و” ادراکات نقش” به مسیرهایی که افراد باور دارند بایستی تلاشهایشان را در جهت انجام شغلشان هدایت کنند، اشاره می‌کند. نو و دیگران^[۸] عملکرد را ناشی از ویژگیهای شخصی، مهارت‌ها و نظیر آن می‌دانند همانطور که نمودار۳-۲ نشان می‌دهد این ویژگیها از طریق رفتار کارکنان به نتایج عینی تبدیل می‌شوند.در واقع کارکنان تنها در صورتی که دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و سایر ویژگیهای ضروری برای انجام یک شغل را داشته باشند می‌توانند رفتارشان را نشان دهند. دیگر مؤلفه‌ اساسی مدل نو و همکاران، استراتژی‌های سازمانی است. اغلب ارتباط بین مدیریت عملکرد و استراتژی‌ها و اهداف سازمان نادیده گرفته می‌شود. نهایتاً مدل یاد شده اشاره می‌کند که محدودیت‌های موقعیتی نیز نقش اساسی در عملکرد افراد ایفا می کند. بنابراین، کارکنان بایستی دارای ویژگیهای مشخصی برای انجام مجموعه‌ای از رفتارها و دستیابی به برخی نتایج باشند و به منظور دستیابی به مزیت‌های رقابتی، ویژگیها، رفتارها و نتایج بایستی به استراتژی‌های سازمانی گره زده شوند.
نتایج عینی
ویژگیهای شخصی (مثل: مهارت‌ها و توانایی‌ها)
رفتارهای فردی
نمودار ۳-۲٫ مدل ارزیابی عملکرد در سازمانها ( بذر افشان، ۱۳۹۱)
با این تفاسیر می‌توان ارزیابی عملکرد را به عنوان فرایند ارزیابی و برقراری ارتباط با کارکنان در نحوه انجام یک شغل و استقرار برنامه بهبود آن تعریف نمود در این صورت ارزیابی عملکرد نه تنها به کارکنان اجازه می‌دهد که بدانند عملکردشان چگونه است بلکه بر سطح تلاش و مسیر آینده‌شان تأثیر می‌گذارد.
همچنین کارل و دیگران ^[۹] ارزشیابی عملکرد را فرایند مداوم ارزیابی و مدیریت رفتار و بروندادهای انسانی در محل کارتعریف کرده‌اند و به عقیده فوت و هوک^[۱۰] ارزشیابی کارکنان عبارت است از: فرایند رسمی برای سنجش و ارائه بازخورد به کارکنان در مورد خصوصیات و نحوه انجام فعالیت‌هایشان و همچنین شناخت استعدادهای بالقوه آنان به منظور شکوفایی آنها در آینده. (بذرافشان، ۹۱)
۸-۳-۲) اهداف و کاربردهای ارزیابی عملکرد
در گذشته مدیران کلاسیک ارزیابی عملکرد را فقط به منظور کنترل کار کارمندان انجام می دادند در حالیکه امروزه جنبه ارشاد و راهنمایی این عمل، اهمیت بیشتری یافته است و هدف اصلی از ارزیابی عملکرد این است که اطلاعات ضروری درباره نیروهای شاغل در سازمان جمع آوری گردد و در دسترس مدیران قرار بگیرد تا آنها بتوانند تصمیمات بجا و لازم را در جهت بالا بردن کمیت و کیفیت کار کارمندان اتخاذ نمایند. بنابراین هدف نهایی از ارزیابی عملکرد، افزایش کارآیی و اثربخشی سازمان است نه توبیخ و تنبیه کارمندان ضعیف. (سعادت، ۱۳۸۵: ۲۱۴)
به عقیده برناردین^[۱۱] اطلاعات حاصل از اندازه‌گیری عملکرد بطور گسترده‌ای برای جبران خدمت، بهبود عملکرد و مستندسازی بکار می‌رود. همچنین می‌توان از آن درتصمیمات مربوط به کارکنان (نظیر: ارتقاء، انتقال، اخراج و انفصال از خدمت)، تجزیه و تحلیل نیازهای آموزشی، توسعه کارکنان، تحقیق و ارزیابی برنامه، استفاده نمود. اسنل و بوهلنور و همکارانش نیز اهداف ارزشیابی کارکنان را به ۲ دسته اهداف توسعه‌ای و اهداف اداری- اجرایی تقسیم کرده‌اند جدول ۱-۲ بیانگر موارد بکارگیری نتایج ارزیابی عملکرد به تفکیک اهداف توسعه‌ای و اداری- اجرایی می‌باشد.
جدول شماره ۱-۲٫ اهداف ارزیابی عملکرد (بذر افشان، ۱۳۹۱ )