کارکردهای مدیریت منابع انسانی
کاربردهای مدیریت منابع انسانی الکترونیکی

تجزیه و تحلیل و طراحی شغل
کارکنان در مکانهای جغرافیایی پراکنده می توانند از طریق تیم های مجازی با بهره گرفتن از پست الکترونیکی و اینترنت با هم کار کنند.

جذب
داوطلبان می توانند فرمهای درخواست شغلی خویش را بصورت الکترونیکی تکمیل و ارسال نمایند .

گزینش
شبیه سازی الکترونیکی شامل :آزمونها ، فیلم ها و پست های الکترونیکی که می توانند توانایی متقاضیان شغل را در مواجهه با شرایط به راحتی بسنجند.

جبران خدمات و مزایا
گزینش کارکنان می توانند اطلاعات مربوط به حقوق و پاداش ها خویش را بررسی نمایند و مزایای مورد انتظار خود را جستجو نمایند.

-
ارتباط مشتری با کارکنان از طریق وب.

منبع: (تصدیقی،۲:۱۳۸۹)
به عبارتی دیگر مدیریت منابع انسانی الکترونیک یک روش جدید برای اجرای مدیریت منابع انسانی است (۲۰۰۵: ۵۷۰،Bendurak).

با مدیریت منابع انسانی الکترونیک سازمان اطلاع جامعی در مورد تک تک کارکنان خود خواهد داشت کارکنان سازمان نیز می توانند به سوابق ومدارک خود دست یافته و در صورت لزوم از آن بهره برداری وحتی آنرا بروز رسانی نمایند . مزایای این سیستم عبارتند از:
اطلاعات جامع وکاربردی ازتمام کارکنان با بهره گرفتن از خود اشخاص.
اطلاع یافتن کارکنان از نوع اطلاعاتی که سازمان ازآنها دارد.
مشخص بودن جایگاه فرد درسازمان.
استفاده بهنگام وبه روز ازساختارسازمانی سازمان، کارکردهای شغلی، وگزارشهای مربوط به روابط.
مسیر پیشرفت شغلی و نمودار جانشینی برای تک تک کارکنان.
کمک به مدیر در فرایند تصمیم گیری. (۵۷۰: ۲۰۰۵،Bendurak)
تفاوت بین مدیریت منابع انسانی الکترونیک وسیستم اطلاعات منابع انسانی^[۳۷]
با توجه به مطالبی که در بالا اشاره شد شاید درنگاه اول این دوسیستم یکسان بنظرمی آید اما تفاوتهای زیادی بین این دو وجود دارد ، سیستم اطلاعات منابع انسانی مستقیما دربخش منابع انسانی قراردارد وکاربران این سیستم مشاوران منابع انسانی هستند . این نوع ازسیستم ها هدفشان بهبود فرایند دربخش منابع انسانی است، گرچه ممکن است بهبود خدمات رسانی به کسب وکار سازمان را نیز دنبال کنند . اما در سیستم مدیریت منابع انسانی الکترونیک، دیگرگروه هدف ، مشاوران یا ستاد منابع انسانی نیست بلکه افراد خارج ازاین حوزه را نیز در برمی گیرد (کارکنان ومدیران ). با بهره گرفتن از این سیستم مدیران واحدهای مختلف به راحتی می توانند افراد مناسب را برای پستهای کلیدی سازمان انتخاب کنند که در سیستمهای گذشته دیده نمی شد . این سیستم نوعی حالت پشتیبانی از تصمیم مدیران را برای آنها به ارمغان می آورد تا مدیران واحد های مختلف با دسترسی به هرنوع اطلاعاتی که مربوط به حوزه منابع انسانی می گردد، دقیق ترین، بهترین و سریع ترین تصمیم را اعمال نمایند . به عنوان مثال سیستم جایابی مبتنی بر شایستگی که این امکان را به مدیران می دهد که به راحتی وضعیت شایستگی افراد را در هر پست مشاهده نمایند ، نکات ضعف آنها را شناسایی و در صورت لزوم به آنها گوشزد نمایند. همچنین این سیستم به مدیر این امکان را می دهد تا برای پستهای خالی سازمانی یا انتخاب یک مدیر شایسته بین کارکنان فعلی سازمان بهترین انتخاب را پیش روی وی قرار دهد . از این سیستم در حالت عادی نیز می توان برای بررسی وضعیت پرسنلی افراد ، وضعیت نیروی انسانی سازمان، تحصیلات، جنسیت ، سابقه و سن افراد ، نمره ارزشیابی سالانه آنها و پرونده آموزشی آنها نیز استفاده نمود که در این حالت قابلیت سیستم در واقع بعنوان یک بانک اطلاعاتی سازمانی خواهد بود. با توجه به این نمونه واقعی به راحتی می توان تفاوت بین این دو سیستم را درک نمود .در واقع می توان کاربری این سیستم را همانند یک سوئیچ on/off فرض کرد که یک طرف آن نوعی اتوماسیون جهت سرویس دهی به فعالیتهای سنتی مدیریت منابع انسانی است وسوی دیگر ،پشتیبانی فن آوری اطلاعات جهت سرویس دهی کارآمدتر منابع انسانی به سازمان است (۲۰۰۵: ۵۷۱ ، Bendurak).
این امر باعث می شود تا مدیریت منابع انسانی، نقش چشمگیرتری را در دستیابی به اهداف سازمان اعمال کند و با توجه به اینکه شناسایی و بکارگیری افراد مناسب، اولین و مهمترین وظیفه از وظایف مدیریت منابع انسانی می باشد ، در نتیجه مدیران سازمان با تصمیم گیری درست و به موقع می توانند برای سازمان خود بهترین مزیت را ایجاد نمایند و این یعنی اثربخشی مدیریت منابع انسانی . (۲۰۰۵: ۵۷۲ ،Bendurak).
۲-۴-۲۰ مراحل پیاده سازی مدیریت منابع انسانی الکترونیک
با توجه به اهمیت بحث مدیریت منابع انسانی الکترونیک ومزایای بیشمار آن بسیاری از مدیران به دنبال پیاده سازی آن در سازمان خود می باشند، برای این امر باید گامهای زیر را طی نمود:
۱- مشخص نمودن استراتژیهای وسیاستهای اصلی مدیریت منابع انسانی با توجه به استراتژیهای سازمان؛
۲- در نظر گرفتن اهداف مدیریت منابع انسانی الکترونیک ؛
۳- آشنایی با انواع مدیریت منابع انسانی الکترونیک واستفاده از هریک ازآنها با توجه به اهداف سازمان و مدیریت منابع انسانی؛
۴- نظارت بر اقدامات انجام شده و دستیابی به نتایج مدیریت منابع انسانی الکترونیک .
گام اول: شناسایی استراتژیها و سیاستهای اصلی سازمان و مدیریت منابع انسانی:
براساس یافته ها و مطالعات جدید بیر^[۳۸] و همکارانش، رویکردهای یک سازمان را می توان به سه دسته تقسیم نمود:سیاستهای بوروکراتیک ،سیاستهای بازار و سیاستهای ارزشهای مشترک.(به نمودار۲-۴ نگاه کنید).
هرکدام از این سیاستها دارای ویژگیهای خاصی است که برحوزه های خاصی از مدیریت منابع انسانی تاثیرمی گذارد.
نمودار ۲-۴ : تبیین سیاستهای مختلف منابع انسانی
(حسینی،۱۳۸۴: ۱۸)
به عنوان مثال رویکرد بوروکراتیک بیشتر برسیستمهای کاری، حضور وغیاب تاثیر می گذارد، اما توجه به احساسات کارکنان وافزایش توانمندی های آنان با رویکرد ارزشهای مشترک ارتباط می یابد .لذا در ادامه به توضیح هر کدام ازآنها پرداخته خواهد شد.
الف- سیاستهای بوروکراتیک به طور خاصی درسازمان هایی وجود دارد که دریک محیط ایستا فعالیت می کنند. در واقع رویکرد اول همان فعالیت های سنتی مدیریت منابع انسانی است ، که بیشتر درسازمانهای انفعالی و تدافعی به چشم می خورد، این سیاستها بر بعد فنی مدیریت منابع انسانی تاثیر می گذارد وسیستم مورد استفاده نیز دربخش منابع انسانی سیستمهای اطلاعات منابع انسانی است .درحال حاضردراکثر سازمانهای کشور صرفا به بعد فنی مدیریت منابع انسانی و استفاده از سیستمهای اطلاعات منابع انسانی توجه می شود.
ب- سیاست نوع دوم درسازمانهایی مشهودتراست که مجبورند به سرعت به تغییرات محیطی و نوسانات شدید بازار واکنش نشان دهند. سازمانهایی با این نوع رویکرد ، به سازمانهای تحلیل گر معروفند.
ج - سیاست نوع سوم را می توان درسازمانهایی یافت که کاملا بر نوآوری وکیفیت ارائه محصول و خدمات تاکید می کنند .تخصص کارکنان در این شرکتها، عامل مهمی برای موفقیت است . رویکرد سوم در واقع همان مدیریت استراتژیک است که بعد اثربخشی استراتژیک منابع انسانی را تحت تاثیر قرار می دهد تا مزیت رقابتی ایجاد نماید. رویکرد دوم وسوم باعث می شود تا سازمانها به سمت مدیریت منابع انسانی الکترونیک حرکت کنند.
درعصر حاضراکثر سازمانها مبتنی بر رویکرد دوم و سوم بوده و برای کارآمدی مدیریت منابع انسانی خود بیشتر تمایل به استفاده از مدیریت منابع انسانی الکترونیک دارند.
گام دوم: در نظر گرفتن اهداف مدیریت منابع انسانی الکترونیک: