-
- فاصله بین نوبت‌های پردازش
بدیهی است که داده پایگاه‌های مختلف در فاصله‌های زمانی متفاوت-روزانه، هفتگی، ماهانه- روزآمد می‌شوند. عموماً پرس‌وجوهای خودکار در هر بار که داده پایگاه روزآمد می شود انجام می‌شوند، هر چند در برخی موارد ممکن است که بهره‌گیران تصمیم بگیرند که پرس‌وجویشان را در زمانی- هفتگی یا فصلی- انجام دهند که با نیازهای خاص خودشان بیش‌ترین تناسب را داشته باشد.
| مثال‌هایی از فاصله احتمالی بین نوبت‌های پردازش : |
| پس از هر بار روزآمد سازی داده پایگاه |
| روزانه |
| هفتگی |
| ماهانه |
| فصلی |
-
- ۳.انتقال منابع یافته شده
این فایل متنی را به روش‌های گوناگونی می توان برای بهره‌گیر فرستاد. روش‌های موجود در حال حاضر عبارتند از فکس، پست الکترونیکی و پست ایکس ۴۰۰، یک نمودار ترسیمی از فرایند کاوش و انتقال که در سامانه اشاعه گزینشی اطلاعات به آن عمل می شود در نمودار آمده است.
شکل (۲-۱) پردازش اشاعه گزینشی اطلاعات
۲-۲-۱۶- تحویل اطلاعات
۲-۲-۱۶-۱- اصول
سطح بسیار ابتدایی تحویل اطلاعات، به صورت انفرادی و دستی است. تحویل دستی اطلاعات بسیار ضروری، اشکالی ندارد، چرا که از این طریق و با دریافت فوری بازخوردها، می توان درباره میزان مرتبط بودن یا نبودن اطلاعات با نیازهای بهره گیر و همچنین برقراری تماس های شخصی تصمیم گیری کرد. به دلیل در دسترس نبودن درخواست کننده یا ساختار متفاوت اطلاعاتی درخواستی، باید آن را از طریق پست سفارشی ارسال کرد و در صورت ارائه این خدمات از طریق نمابر، اطلاعات باید از کیفیت بالا، سرعت و کاغذ مرغوبی برخوردار باشد.
۲-۲-۱۶-۲- پست الکترونیکی[۶۷]
بسیاری از مراکز برای تحویل منابع از پست الکترونیکی استفاده می کنند. پست الکترونیکی، از یک نرم افزار برای تبادل پیام ها و یک پست مرکزی که بهره گیر، جواز دسترسی به آن را از طریق ثبت نام به دست آورده تشکیل شده است. با بهره گرفتن از بسته های نرم افزاری پست الکترونیکی مانند MSM، MS Exchange، Lotus یا دیگر نرم افزارهای ارتباطی، می توان پیام های کوتاه را تایپ و ارسال کرد. منابع که ساختارهای پیچیده تری دارند، به عنوان پیوست یک نامه الکترونیکی ارسال می گردند. امکان ارسال صفحه گستردها، پایگاه های اطلاعاتی و اسناد پردازش شده به صورت پیوست نامه وجود دارد. یعنی، گیرنده پس از دریافت نامه الکترونیکی، بسته های نرم افزاری را نیز دریافت می کند. بسیاری از سازمان ها، با بهره گرفتن از پست الکترونیکی داخلی خود، مستقیماً به دیگر سازمان ها نامه ارسال کرده و یا از آنها نامه دریافت می کنند. می توان یک پست الکترونیک داخلی ایجاد کرد که به سیستم پست الکترونیک مرکزی شرکت ارتباط مستقیم دارد. ) نوعی پور،۱۳۷۷، ۶۶-۶۷)
۲-۲-۱۶-۳- ابزارگروهی، اینترنت، اینترانت، اکسترانت
توسعه خط مش های استاندارد برای تحویل اطلاعات در داخل سازمان ها، یکی از حوزه هایی است که در سال های اخیر تغییرات سریعی داشته است. تا پنج سال پیش، بسیاری از سازمان ها برای تحویل و ارائه سریع تر و راحت تر حجم عظیمی از اطلاعات و ایجاد امکان اشتراک اطلاعات و پایگاه های اطلاعاتی- به ویژه در داخل سازمان های بزرگ با نیروگاه های کار گسترده- از ابزارهایی مانند یادداشتهای لوتوس[۶۸] استفاده می کردند. فراهم آورندگان اطلاعات نیز بسیاری از پایگاه های درون خطی خود را با نگارش یادداشتهای لوتوس ارائه کردند. یکی از نقاط ضعف این روش، درصد بالای هزینه مقدماتی برای خریداری و نصب نرم افزار در سازمان های بزرگ است.
ایجاد پایگاه های علمی در میان بعضی از مؤسسات تخصصی که بر فروش اطلاعات تخصصی سازمان خود تکیه دارند تقریباً امر مشترکی است. آقای رمای کیس[۶۹] از مؤسسه مشاوره ای مدیریت، تعریف جامعی از دانش مدیریت ارائه داده است :
“به زبان ساده، مدیریت عبارت است از خلق، تصرف، تبدیل، بهره گیری و تبادل سرمایه فکری یک شرکت، در واقع مدیریت، تفکر اندیشمندانه یک سازمان درباره محصولات، خدمات، فرآیندها، بازاریابی و رقبای خود است. مدیریت، با دیگر فعالیت های اطلاعاتی خود، مثل دانش مدیریت -که مستلزم جمع آوری اطلاعات داخلی مانند داده های مالی و بازرگانی است- در ارتباط است و این اطلاعات و داده ها را با داده های مرتبط بیرونی مثل توانایی های رقبا در می آمیزد.”
با روش های مختلفی چون مراجعه به پروژه های انجام شده قبلی، تخصص کارکنان، یادداشت های تحقیقاتی موردی و منابع موجود از یک قرار قبلی، اطلاعاتی گردآوری می شود. متخصصان اطلاع رسانی شاغل در سازمان نظام های اطلاع رسانی، برای توسعه، راه اندازی و بهره گیری از این پایگاه های اطلاعاتی نقش بارزی ایفا می کنند.
اخیراً، برای جستجو و اشتراک اطلاعات، از اینترنت و وب استفاده می شود. گسترش اینترنت همانند توسعه خدمات اشتراک اطلاعات، بر تعداد دانشکده ها، اساتید و دانشجویان افزوده است. با توسعه فن آوری وب و توسعه مرورگرهایی[۷۰] مانند Internet explorer و Netscape، استفاده از این خدمات از سطح دانشگاهی فراتر رفت. اکنون، بسیاری از شرکت ها برای توسعه محصولات و یافتن تریبونی برای ارتباط با مردم از اینترنت استفاده می کنند. تقریباً همه شرکت های عمومی، نتایج مالی، پیشینه شرکت، نشریات و مشخصه های تولیدات خود را بر روی اینترنت منتشر می کنند. با توسعه رمزگذاری های بسیار مطمئن داده ای برای حفاظت از اطلاعات شخصی- مثل کارت های اعتباری- محصولات بیشتر و بیشتری از طریق اینترنت فروخته می شود. گروه های فشار، سازمان های دولتی و انجمن های تخصصی، همگی حضور دارند و موتورهای جستجوی[۷۱] پیشرفته تری برای کاوش داده های مفید تهیه شده است.
اینترنت، برای متخصصان اطلاع رسانی ، که نه تنها باید از پیشرفت ها با خبر باشند بلکه باید خود را با آنها همگام کنند، چالش های جدیدی را پدید آورده است. اینترنت، برای بسیاری از متخصصان غیر اطلاع رسانی، امکان جستجوی ارزان اطلاعات را فراهم آورده است. اکنون، کتابداران متخصص در نقش فردی ظاهر شده اند که در حوزه موضوعی خود تخصص دارد و می تواند برای یافتن اطلاعات مورد نیاز، کاوشگران مبتدی را یاری دهد یا در صورت ناتوانی اینترنت در حل تمام مشکلات اطلاعاتی مراجعین، منابع اطلاعاتی جایگزینی را معرفی نمایند. بسیاری از سازمان ها امکان اتصال افراد به اینترنت از روی رایانه رومیزی آنها را فراهم می کنند. (رضایی شریف آبادی، ۱۳۷۳، ۴۶-۵۳)
تهیه کنندگان اطلاعات، با ارائه محصولات خود روی شبکه وب به مقابله با شیوه های سنتی بازاریابی خود برخاسته اند. این شیوه معمولاً شکل ساده شده خدمات درون خطی آنها است و اکنون به این وسیله بازارهای مردمی جدیدی یافته اند که از شیوه های جستجوی دستوری موتور کاوش استفاده نمی کند. Knight ridder، Dun & Bradstreet وMAID نمونه ای از فراهم آورندگانی هستند که صفحات وبی طراحی کرده اند. بعضی از شرکت ها، محصولاتی تولید کرده اند که فقط از طریق اینترنت در دسترس است. نمونه این شرکت ها، شرکت Internet Securities است که در ارائه انتشارات و اطلاعات مالی بازارهایی مانند اروپای شرقی، آمریکای مرکزی و جنوبی و چین (به هر دو زبان اصلی و انگلیسی) تخصص دارند. بعضی شرکت ها، متصدیان اطلاعاتی اینترتی را گماشته اند که وظایفی چون شناسایی و ایجاد امکان بهره گیری از منابع اطلاعاتی مرتبط در داخل سازمان، ارائه خدمات آموزشی و راهنمایی، و مشاوره به بهره گیران را بر عهده دارند.British Telecom از جمله این موارد است.
کارخانجات ابزار و وسایل بهداشتی- فراهم آورندگان اطلاعات پزشکی- دسترسی مجانی بهره گیران آمریکایی و انگلیسی به تعدادی از پایگاه های پزشکی از جمله پاب مد را بر روی اینترنت فراهم آورده اند. این فراهم آورندگان، با بهره گرفتن از قرارداد حق مؤلف برای درخواست اصل منابع و دریافت حق اشتراک مشتریان غیرآمریکایی و غیر انگلیسی بر روی اینترنت، درآمد کسب می کنند.
به نظر می رسد از زمان تکنولوژی اطلاعات تا انطباق استفاده از تکنولوژی وب با سازماندهی و اطلاعات درون سازمانی شرکت ها، جهش کوچکی رخ داده باشد. استفاده از مرورگرهایی که در آنها به جای اتصال به سازمانی بیرونی، اطلاعات را در رایانه های داخل سازمان ذخیره می کنند، باعث شده است تا ذخیره و تهیه اطلاعات سازمان تغییر اساسی نماید. اینترنت اطلاعات زیادی درباره سازمان ها ارائه می دهد. معمولاً، سازمان ها یا شرکت های بزرگ، از واحدها و شرکت های تابع مختلفی برای بسط ارتباطات خود استفاده می کنند. این سازمان ها برای تهیه اطلاعات، توسعه استاندارد، اشاعه اخبار و ارتباط با واحدهای اقماری، سکوی ساده ای ایجاد می کنند. مثلاً شرکت Unilever از ایجاد سیستم خبری اینترانتی خبر می دهد که از آن برای انعکاس پیغام های شرکت به کارکنان خود در کل اروپا استفاده می کند. تحقیقی که در سال ۱۹۷۷ بر روی ۷۳۷ شرکت بزرگ انجام گرفت نشان داد که اگرچه فقط ۴ درصد شرکت های بزرگ انگلیسی اینترانت کاملی را ایجاد کرده اند اما یک سوم این شرکت ها مترصد و یا درحال ایجاد یک شبکه اینترانت می باشند. دلیل اصلی این کار سهولت دستیابی به همه انواع اطلاعات است. براساس تحقیقات IDC به نظر می رسد که تکنولوژی های اینترنت و اینترانت تا سال ۲۰۰۰ با نرخ رشدی برابر با ۵۰ درصد در هر سال در حال توسعه اند.
