دیوید اسکایرم (۱۹۹۹)، یکی از نویسندگان معتبر حوزه مدیریت دانش، می‌گوید بیشتر برنامه‌های مدیریت دانش، بر هفت مرحله استراتژیک ذیل تمرکز دارند:

• • دانش مشتری: حیاتی‌ترین دانش در بیشتر سازمان‌ها

• • دانش در فرایندها: به‌کارگیری بهترین دانسته‌ها در حال انجام دادن وظایف

• • دانش در محصولات و خدمات: راه‌ حل ‌های هوشمندانه براساس نیازهای مشتریان

• • دانش افراد: پرورش و کنترل قدرت ذهنی که ارزشمندترین سرمایه است.

• • حافظه سازمانی: اتصال به دروس گذشته یا هر جای دیگری در سازمان

• • دانش در ارتباطات: دانش فردی عمیق که همکاری موفقیت‌آمیز را پشتیبانی می‌کند.

• • داراییهای دانش: اندازه‌گیری و مدیریت سرمایه فکری شما

روند تولید دانش در سازمان‌ها به اعتقاد نوناکا، از چهار عمل زیر پیروی می‌کند:
۱- ضمنی به ضمنی: زمانی اتفاق می‌افتد که افراد در ارتباطات رو در رو به تبادل دانش می‌پردازند.
۲- صریح به صریح: تولید دانش جدید با ترکیب دانش‌های موجود است. مثلاً، مدیر امور مالی یک سازمان، اطلاعات مالی قسمت‌های مختلف سازمان را گردآوری کرده و براساس آنها، گزارش مالی ارائه می‌دهد.
۳ - ضمنی به صریح: تدوین تجربیات، عقاید، نظرات کارکنان به طوری که توسط دیگران قابل استفاده باشد.
۴- صریح به ضمنی: وقتی اتفاق می‌افتد که دانش صریح در کارکنان درونی شده و باعث گسترش و توسعه دانش شخصی آنان می‌شود.
۲-۱۶ آموزش مدیریت دانش
آموزش ناکافی کاربران، یکی از عوامل شایع عدم موفقیت برنامه‌های مدیریت دانش است. نتیجه تحقیقات نشان می‌دهد که افزون ‌بر نیمی از دلایل عدم موفقیت برنامه‌های مدیریت دانش، به آموزش ناکارآمد کاربران مربوط می‌شود.
کونیگ، در مقاله خود با عنوان «آموزش مدیریت دانش» ۴ عنصر اساسی مؤثر در برنامه آموزشی مدیریت دانش را معرفی کرده است.

• • تکنولوژی اطلاعات و کاربردهای آن

• • فرهنگ سازمانی

• • مبانی مدیریت دانش

• • مبانی اقتصاد و تجارت

و در خصوص تفاوت میان سازمان یادگیرنده و مدیریت دانش می‌نویسد: مفهوم سازمان یادگیرنده، برتولید دانش تأکید دارد، در حالی که مدیریت دانش بر گردآوری، سازماندهی و اشاعه دانش متمرکز است. مدیریت دانش، گسترش یافته است تا سازمان یاد گیرنده و تولید دانش را پوشش بدهد.
۲-۱۷ نقش دانش در مدیریت دانش
ادلسن می گوید : مردم همواره دانش داشته اند و از آن استفاده کرده اند. اما دقیقاً دانش چیست ؟ دانش، دانستنی است که در تجربیات، مهارتها، توانایی ها، استعدادها، ‌افکار، عقاید، طرزکارها، الهامات و تصورات افراد موجود ست و به شکل مصنوعات ملموس، فرآیندهای کاری و امور روزمره یک شرکت خود را آشکار می سازد .
دانش دو نوع است : عیان و نهان(یا ضمنی) .دانش صریح، دانشی است که مدون شده است و یا به فرمتهای خاصی ارائه شده است. مثلاً توضیح داده شده یا ثبت شده یا مستند شده و بنابراین به آسانی میتوان دیگران را در آن سهیم نمود. دانش صریح می تواند در اشکال دستنامه ها، روش کارهای نوشته شده، بایگانیهای تجاری، مجله یا مقالات مجلات، کتابها، صفحات وب، بانکهای اطلاعاتی اینترنتها، ایمیلها، یادداشتها، ارائه های گرافیکی یا منابع دیداری-شنیداری تدوین شده باشد. هنگامی که دانش مدون و کدگذاری شود مصنوع دانش تولید می شود و این مصنوع دانش است که میتواند مدیریت شود. دانش نهان، دانش شخصی و ابزار نشده ای است که یک فرد دارد. دانشی که در ذهن افراد است،آگاه بودن از چگونگی چیزی، ترفندهای ظریف، بینش، نظر و مواردی که می تواند مفید واقع شود. به بیان ساده تر، دانش و تجربه ای است که یک فرد در طول سالها از طریق تجربه، تعامل با دیگران و آزمون سعی و خطا بدست آورده است. این دانش در ذهن افراد یا در یادداشتهای شخصی، فایلهای کامپیوتری یا کشوی میز آنها مستقر است. دانشی که هرگز بطور کامل و قابل فهم برای سایرین بیان، ثبت، مستند یا مدون نشده است. طبق برآوردها۸۰% از مهمترین دانش را دانش نهان شکل می دهد .

تقریباً همه فعالیتهایی که افراد درگیر آنند نیاز به ترکیبی از چند دانش نهان و عیان دارد. برای یک مدیریت دانش کارآمد، تسخیر هر دو دانش نهان و عیان الزامی است. چالش واقعی مدیریت دانش در توانایی تشخیص و تسخیر دانش نهان است بطوریکه در هنگام نیاز قابل بازیابی باشد. دانش عیان به آسانی قابل ثبت و انتقال است اما تشخیص، تصرف و انتقال دانش نهان مشکل است. بنابراین بیشتر سازمانها تنها بر مدیریت دانش عیان، دانش سهل الوصول که تنها ۲۰% از کل دانش سازمان راشکل میدهد، تمرکز میکنند و استفاده از دانش نهان را به وقوع تصادفی آن وامیگذارند .
۲-۱۸ نقش فناوری اطلاعات در مدیریت دانش
مدیریت دانش بیش از آن که یک فناوری یا محصول باشد، روشی است که برای فعالیت‌های کاری استفاده می‌شود. بنابراین دانش و مدیریت دانش نقش فزاینده‌ای را در اثربخشی سازمان‌ها دارند. به گونه‌ای که ادعا می‌شود، امروزه دانش در مقایسه با سرمایه نیروی کار به عنوان یک عامل و منبع اقتصادی کلیدی، نقش بیش‌تری در توسعه و پیشرفت اقتصادی ایفا می‌کند و داراییهای نامشهود جزو عناصر حیاتی قدرت رقابتی سازمان‌ها به شمار می‌رود. دانش مبتنی بر پردازش اطلاعات و افزایش سطح یادگیری سازمانی است و رابطه تنگاتنگی با فناوری اطلاعات دارد. ولی حقیقت این است که مدیریت دانش مفهومی فراتر از فناوری اطلاعات دارد؛ چرا که یک سازمان مجبور نیست از فناوری اطلاعات برای مدیریت دانش و اداره سرمایه‌های فکری خود استفاده کند.
اگرچه فناوری اطلاعات می‌تواند عاملی کلیدی در توسعه یک برنامه مدیریت دانش باشد ولی همان طور که براوینگ اشاره می‌کند، فناوری اطلاعات امروزه دیگر یک منبع کسب‌وکار نیست، بلکه محیط و زمینه کسب‌وکار را ایجاد می‌کند (براوینگ، ۱۹۹۰). مدیریت دانش و بازار آن، چنان رو به گسترش است که در طی سال‌های آینده خود به یکی از راهبردهای اصلی استفاده از فناوری اطلاعات تبدیل خواهد شد.
نسبت به نقش فناوری اطلاعات در مدیریت دانش نظرات متفاوتی ارائه شده است. از یک سو از آن جا که فناوری اطلاعات به طور گسترده‌ای در سازمان‌ها استفاده می‌شود، طبیعی است که یک وسیله و ابزار جریان دانش باشد. مطالعه‌ای که توسط مرکز کیفیت و بهره‌وری امریکا انجام شده نشان داده است سازمان‌هایی که در مدیریت دانش فعال هستند، برای تحقق اهداف خود به‌شدت به ایجاد یک ساختار مناسب فناوری اطلاعات وابسته می‌باشند. امروزه فناوری اطلاعات پا را از پردازش صرف اطلاعات و داده‌ها فراتر نهاده و بیش‌تر به برقراری ارتباط میان افراد از طریق پست الکترونیکی، اتاق گفتگو، کنفرانس ویدیویی و مانند این‌ها کمک می‌کنند.
به هر حال، با توجه به نقش مهم فناوری اطلاعات در مدیریت دانش می‌توان آن را یکی از شاخص‌های اصلی مدیریت دانش به حساب آورد. همان طور که پیش‌تر نیز اشاره شد، فناوری اطلاعات می‌تواند ظرفیت ساختاری مدیریت دانش را از طریق حمایت و پشتیبانی فعالیت‌های دانشی مانند خلق، توزیع، جستجو و کاربرد دانش ایجاد نموده و توسعه دهد. قابل ذکر است که فناوری اطلاعات در صورتی می‌تواند در مدیریت دانش نقش مثبت و سازنده ایفا کند که ظرفیت‌های ساختاری مدیریت دانش در سازمان وجود داشته باشد و فناوری اطلاعات به عنوان یک عامل سرعت‌بخش سطح موفقیت راهبرد‌های مدیریت دانش را بهبود بخشد.
فناوری اطلاعات، برای موفقیت سیستم‌های مدیریت دانش حیاتی است؛ زیرا با فراهم آوردن معماری سازمانی مناسب، مدیریت دانش را در درون سازمان‌ها امکان‌پذیر می‌سازد.
سیستم‌های مدیریت دانش با بهره گرفتن از سه دسته فناوری توسعه می‌یابند: ارتباطات، هم‌کاری و ذخیره و بازیابی. فناوری‌های ارتباطات به کاربران امکان دسترسی به دانش مورد نیاز و ارتباط با یک‌دیگر، به‌ویژه با متخصصان را می‌دهد. امکاناتی نظیر پست الکترونیکی، اینترنت، شبکه‌های داخلی شرکت و دیگر ابزار مبتنی بر وب برقراری ارتباط را امکان‌پذیر می‌کنند. زمانی که رویکرد تعاملی در مدیریت دانش اتخاذ می‌گردد حتی ماشین‌های فکس و تلفن نیز برای ارتباطات به کار می‌روند.
فناوری‌های هم‌کاری^[۱] ابزار لازم برای کار گروهی را فراهم می‌کنند. گروه‌ها می‌توانند در یک زمان، بر روی مستندات مشترک، کار یا در زمان‌های متفاوت از آن‌ها استفاده کنند. این امر می‌تواند در یک مکان یا در مکان‌های مختلف صورت پذیرد. قابلیت‌های پردازش مشترک مانند توفان مغزی الکترونیکی، کار گروهی را خصوصا برای مشارکت در ایجاد دانش، ارتقا می‌بخشد. از دیگر شکل‌های کار گروهی، می‌توان هم‌کاری متخصصان یا افراد دیگر جهت استفاده از دانش آن‌ها را ذکر کرد. این امر مستلزم هم‌کاری در سطح نسبتا بالایی است. سایر سیستم‌های پردازش مشترک امکان خلق فضایی مجازی را برای سازمان فراهم می‌کنند که در هر مکان و هر زمان، به صورت برخط^[۲] ‌به انجام وظایف خود بپردازند.
هدف اولیه فناوری‌های ذخیره و بازیابی استفاده از یک سیستم مدیریت پایگاه داده جهت ذخیره‌سازی و مدیریت دانش است. کسب، ذخیره‌سازی و مدیریت دانش ضمنی معمولا نیاز به ابزارهای متفاوتی دارد. سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی و سیستم‌های تخصصی ذخیره‌سازی که بخشی از سیستم‌های کامپیوتری هستند، این نیاز را تامین می‌کنند.
۲-۱۹ منابع دانش
منابع دانش به یکی از دو طبقه بندی عمده تعلق دارند. دانش ساختار یافته یا دانش ساختار نیافته :
۱- دانش ساختار یافته : دانش استخراج شده از داده ها و منابع اطلاعاتی ساختار یافته که به خودی خود ساختار یافته است. منابع داده های ساختار یافته عبارتند از پایگاه های داده ای، پایگاه های دانش، انبارهای داده ها و بازارها و مراکز تجاری داده ها
۲- دانش ساختار نیافته : دانش حاصل از منابع ساختار نیافته طیف وسیعی همچون اسناد حقوقی، نمایه های گرافیکی، نمایه های سمعی و بصری، پستهای الکترونیکی، اکثر سایت های اینترنتی و کلیه دانش ضمنی کارکنان را شامل می شود. با کمال تعجب، میزان دانش ساختار نیافته خیلی بیشتر از دانش ساختار یافته است. این عدم توازن نمایانگر وضعیت داده ها و اطلاعات است و هدف اصلی مدیریت دانش این است که ساختاری را برای این مجموعه وسیع از دانش ساختاریافته و دانش ساختار نیافته فراهم نماید .
۲-۲۰ دسته بندی ابزارهای مدیریت دانش
تلاشهای زیادی برای تقسیم‏بندی ابزارهای مدیریت دانش صورت گرفته است. در کل می‏توان گفت یک نظر واحد در این زمینه وجود ندارد و هر یک از صاحب‏نظران مطابق نظر خود این تقسیم بندی را انجام داده اند .
مدیریت دانش بیشتر از آنکه یک فناوری و یا محصول باشد یک متدولوژی است. با این وجود فناوری اطلاعات یک عنصر بسیار مهم برای موفقیت سیستم مدیریت دانش محسوب می‏شود. مدیریت دانش به وسیله فناوری اطلاعات تسهیل می‏شود اما خود فناوری اطلاعات، مدیریت دانش نیست. در واقع می‏توان گفت که پایه اصلی موفقیت مدیریت دانش در سازمان بر استفاده از تکنولوژی اطلاعات است. سیستمهای مدیریت دانش به کمک چند دسته تکنولوژی، که همگی ریشه در فناوری اطلاعات دارند توسعه می‏یابند. ما در اینجا ابزارهای مدیریت دانش را به هفت دسته کلی تقسیم کرده ایم :