۳-۵- فرایند پژوهش
۳-۵-۱-برنامه ریزی مدیریت ریسک
برنامه ریزی مدیریت ریسک، زیربنای تمامی تلاش های مدیریت ریسک میباشد. در این مرحله نحوه شروع کار، تعیین افراد درگیر، زمان انجام فعالیتهای مدیریت ریسک و دفعات تکرار آنها مشخص می شود.(عوض خواه و محبی، ۱۳۸۹)
برنامه ریزی مدیریت ریسک، در نسخه ۲۰۰۸ راهنمای PMBOK، به عنوان یکی از گامهای مدیریت ریسک پروژه مطرح شده است. در فرهنگ PMI، برنامه مدیریت ریسک شامل مواردی همچون روش شناسی[۸۸]، نقشها و مسئولیت ها[۸۹]، امتیازدهی و تفسیر[۹۰] و آستانهها میباشد.
با توجه به اینکه مدیریت ریسک در سازمان صنایع دریایی اصفهان دارای روش اجرایی میباشد، در این پژوهش از اطلاعات مندرج در برنامه مدیریت ریسک موجود در مستندات تحت کنترل سیستم مدیریت کیفیت (ایزو) سازمان مذکور با شماره سند DP-1200-002 استفاده می شود. اطلاعات مورد استفاده در این پژوهش به نقل از سند مذکور به شرح زیر ارائه میگردد:
۳-۵-۱-۱- روششناسی؛ با توجه به سند DP-1200-002 مدیریت ریسک بر اساس فرایند مدیریت ریسک در استاندارد PMBOK-2008 اجرا میگردد.
۳-۵-۱-۲- نقشها و مسئولیت ها؛ مسئولیت اجرای مفاد روش اجرایی به عهده مدیر پروژه میباشد.
۳-۵-۱-۳- امتیازدهی؛ مقیاسهای احتمال وقوع (جدول ۳-۳) و شدت تاثیر (جدول ۳-۴) جهت بررسی ریسکها به صورت استاندارد و بر اساس الزامات استاندارد PMBOK:2008 مورد استفاده قرار می گیرد.
۳-۵-۱-۴- آستانه ریسک؛ با بهره گرفتن از آستانه ریسک، ریسکهای اصلی و غیراصلی مشخص میشوند. ریسکهای اصلی ریسکهایی هستند که در فرایند برنامه ریزی پاسخ به ریسک مورد تجزیه تحلیل دقیق و کارشناسی قرار گرفته و استراتژی های مناسب جهت رویایرویی با آنها پیش بینی میگردد. آستانه ریسک در سازمان صنایع دریایی اصفهان بر اساس این سند برابر با امتیاز معادل ۴۰ می باشد.
۳-۵-۲- فرایند شناسایی ریسکها
شناسایی ریسک، فرایندی دقیق، موشکافانه و کاوشگرانه است که از طریق تعامل با افراد به شناسایی ریسکهای پروژه می پردازد.( عوض خواه و محبی، ۱۳۸۹)
شناسایی ریسک، اولین گام اجرایی در فرایند مدیریت ریسک یک پروژه میباشد. در این فرایند، کلیه ریسکهای بالقوه که ممکن است رخ داده و به پروژه تاثیر بگذارند شناسایی و مشخص میشوند. این شناسایی برای این ضروری است که در مراحل بعدی مدیریت ریسک، با داشتن برنامه مناسب واکنش به ریسک، جلوی وقوع ریسکهای مهم را گرفته یا اثرات آنها را کاهش داد. (سبزهپور، ۱۳۸۹)
در این پژوهش برای شناسایی ریسکها، با بهره گرفتن از آموزههای استاندارد PMBOK:2008 به صورت زیر عمل میگردد:
۳-۵-۲-۱- در ابتدا اطلاعات مربوط به پیشینه برون سپاری پروژه ها به ویژه پروژه های تحقیق و توسعه در سازمان صنایع دریایی اصفهان جمعآوری و مورد بررسی قرار می گیرد.
۳-۵-۲-۲-به موازات استخراج و بررسی اطلاعات مربوط به پیشینه برونسپاری پروژه های تحقیق و توسعه در سازمان صنایع دریایی اصفهان ، به صورت هدفمند تمامی افرادی که با این پروژه ها و برونسپاری آنها مرتبط هستند، شناسایی و با توجه به نوع همکاری با سازمان در قالب گروه های چهارگانه (مدیران ارشد، مدیران پروژه، اعضای تیم اجرایی پروژه و در نهایت ستاد سازمان) جهت شناسایی ریسکها دسته بندی میشوند.
۳-۵-۲-۳- با توجه به توصیه استاندارد PMBOK:2008 در استفاده ترکیبی از ابزارهای شناسایی ریسک (که پیشتر در بخش ۲ مورد مطالعه قرار گرفته است) و به منظور جلوگیری از نادیده گرفتهشدن هرگونه ریسک، از روشها و گروه های کاری زیر استفاده می شود:
۳-۵-۲-۳-۱- تکمیل فرمهای جمعآوری اطلاعات؛ این فرمها به صورت کاغذی و دیجیتال تهیه و میان افرادی که در تیم اجرایی پروژه های تحقیق و توسعه فعالیت می کنند توزیع میگردد و از آنها خواسته می شود هر کدام حداقل ۱۰ ریسک را در حوزه کاری خود شناسایی و مکتوب نمایند. نحوه ارتباط جهت ارسال و دریافت برای فرمهای کاغذی به صورت حضوری و دورنگار و برای فرمهای دیجیتال از طریق پست الکترونیک میباشد.اطلاعات به دست آمده این مرحله در جدول شناسایی ریسکها درج و ریسکهای تکراری حذف میگردند.
۳-۵-۲-۳-۲- برگزاری جلسات طوفان فکری؛ طوفان فکری تسهیم سادهای از اطلاعات و نظرات افراد است، به گونه ای که ضمن تشویق افراد برای ارائه نظرات و ایده ها، اطلاعاتشان را دریافت و ثبت می کند. کارکنان ستاد و تیم اجرایی پروژه به صورت ۸ جلسه جداگانه و در دستههای تقریبا ۱۰ نفری که به صورت تصادفی انتخاب شده اند در این جلسات شرکت می کنند. ریسکهای شناسایی شده در این مرحله نیز در جدول شناسایی ریسک درج و ریسکهای تکراری حذف می گردند. لازم به ذکر است که مبانی علمی برگزاری جلسات طوفان فکری پیشتر در فصل دوم به تفصیل ارائه گردیده است.
۳-۵-۲-۳-۳- برگزاری جلسات تجزیه تحلیل پیش از وقوع؛ در این جلسات، از گروه مدعوخواسته می شود که فرض کنند پروژه ها در حال اتمام میباشد و نتوانسته است تعدادی از اهدافش را محقق سازد. سپس از آنها خواسته می شود علل عدم موفقیت را شرح دهند.این جلسات با حضور تیم اجرایی پروژه در ۸ جلسه جداگانه و در دستههای تقریبا ۵ نفری با توجه به محدودیت جغرافیایی انتخاب می شوند، برگزار میگردد. ریسکهای شناسایی شده در این مرحله نیز پس از پایش و حذف ریسکهای تکراری، در جدول شناسایی ریسک اضافه میگردد.
۳-۵-۲-۳-۴- مصاحبه با متخصصین و خبرگان؛ فرایند مدیریت ریسک، جهت شناسایی ریسکهای بیشتر، نیازمند مصاحبه با متخصصین، خبرگان و مدیران ارشد میباشد. برای این کار مدیران پروژه و مدیران ارشد جهت مصاحبه انتخاب میشوند. مصاحبه شوندگان ریسکهای پروژه را بر اساس تجربیات، اطلاعات پروژه و دیگر منابع مفید خود شناسایی می کنند. مصاحبه به صورت باز انجام میگیرد تا از حداکثر کارایی برخوردار شود. در نهایت ریسکهای شناسایی شده در این مرحله، در جدول شناسایی ریسک درج میگردد.
۳-۵-۲-۴- لیست به دست آمده از ریسکهای شناسایی شده که در حقیقت همان جدول شناسایی ریسکها میباشد، مورد بازبینی قرار گرفته و با حذف ریسکهای تکراری فهرست کاملی از ریسکهای شناسایی شده، تهیه گردید.
۳-۵-۲-۵- در نهایت ریسکهای شناسایی شده بر اساس دستهبندی تامپکینز و همچنین مرحله تاثیرپذیر در برونسپاری توسط محقق دستهبندی می شود.
۳-۵-۳- تجزیه و تحلیل کیفی ریسکها
در این پژوهش با توجه به ماهیت توصیفی آن و همچنین عدم وجود اطلاعات و داده های کمی از ریسکهای شناسایی شده، تجزیه و تحلیل ریسکها به صورت کیفی و بر اساس الزامات موجود در استاندارد PMBOK:2008 انجام میگردد.
اما قبل از شروع تجزیه و تحلیل کیفی ریسکها، باید نسبت به اولویت بندی و وزندهی اهداف پروژه اقدام گردد، چرا که ریسکهای شناسایی شده مانع رسیدن به اهداف مورد انتظار پروژه خواهند شد.
۳-۵-۳-۱- وزندهی اهداف پروژه
همانگونه که پیشتر گفته شد، مدیریت پروژه سه هدف عمده را دنبال می کند، این اهداف عبارتند از:
عملکرد؛ انجام پروژه با کیفیت و مشخصات مورد نظر مشتری
زمان؛ انجام پروژه در زمان پیش بینی شده و مورد انتظار مشتری
هزینه؛ انجام پروژه در محدوده هزینهای از قبل برنامه ریزی شده
در پروژه های مختلف، بسته به شرایط پروژه و انتظارات صاحب پروژه، اهمیت این اهداف متفاوت است. در پروژه ای ممکن است اتمام پروژه در زمان مقرر از سایر اهداف مهمتر باشد و در پروژهای دیگر صاحب پروژه حاضر باشد هزینه بیشتری بپردازد، پروژه را دیرتر تحویل بگیرد اما از کیفیت خروجی مطمئن باشد.
لذا اولین گام در اولویت بندی ریسکهای برونسپاری پروژه های تحقیق و توسعه، وزندهی این اهداف میباشد. بدین منظور با بهره گرفتن از سوالات زیر، داده های مقایسات زوجی را استخراج میکنیم.
به نظر شما اتمام پروژه با هزینه مصوب مهمتر است یا به پایان رساندن آن در زمان برنامه ریزی شده؟
به نظر شما اتمام پروژه با هزینه مصوب مهمتر است یا به پایان رساندن آن با عملکرد مورد نظر ؟
به نظر شما اتمام پروژه در زمان برنامه ریزی شده مهمتر است یا به پایان رساندن آن با عملکرد مورد نظر؟
سوالات مطرح شده در قالب دیاگرام زیر در پرسشنامه وارد و مورد بررسی قرار میگیرد.
| هزینه | ۹ | ۸ | ۷ | ۶ | ۵ |
