بخش اطلاعات پروژه
این بخش توسط راهبر پروژه کنترل می­ شود. در این قسمت رخدادها و اطلاعاتی که مربوط به فازها و گام­های مختلف پروژه می­باشد توسط راهبر پروژه جهت اطلاع­رسانی به اعضای کارگاه مهندسی ارزش گذارده می­ شود اعضا با مراجعه به این قسمت می­توانند در مورد روند کاری کارگاه مهندسی ارزش مطلع شوند.
تصاویر
جهت آگاهی هر چه بیشتر اعضای کارگاه مهندسی ارزش به محیط پروژه و آشنایی با ابعاد و همچنین موقعیت پروژه، تصاویر پروژه در این قسمت گذارده می­ شود. تا اعضای کارگاه مهندسی ارزش با مراجعه به این قسمت و مشاهده تصاویر از جهات مختلف نسبت به موضوع موردبحث آگاهی بیشتری کسب نمایند.
بخش اعضای تیم مهندسی ارزش
این قسمت جهت معرفی اعضای تیم مهندسی ارزش ایجادشده است. در این قسمت اعضای تیم می­توانند با راهبر پروژه و اعضای تیم آشنا شوند. اعضای تیم مهندسی ارزش با رزومه کامل در این قسمت معرفی می­شوند و اعضا می­توانند با تخصص و حرفه اعضای دیگر آشنا شوند.(Error! Reference source not found.)
شکل ‏۳‑۴- معرفی اعضای تیم مهندسی ارزش
تاریخ‌های مهم
با توجه به اهمیت زمان در کارگاه مهندسی ارزش و اهمیت بحث زمان، برای اطلاع از تاریخ­های برگزاری کارگاه مهندسی ارزش و همچنین تاریخ­های مهم در پروژه، اعضای کارگاه مهندسی ارزش با مراجعه به این قسمت از زمان­های مهم پروژه مطلع می‌شوند.(Error! Reference source not found.)

شکل ‏۳‑۵- صفحه اطلاعات پروژه
مبانی مطالعه
پس از تشکیل تیم مطالعه مهندسی ارزش و تبادل اطلاعات، مبانی مطالعه به‌عنوان مبنای ادامه کار موردتوافق قرار می­گیرند. مبانی مطالعه در حقیقت چارچوب کلی کار برای ادامه روند مطالعه مهندسی ارزش می­باشد. مبانی مطالعه شامل اهداف پروژه، محدوده مطالعه، الزامات کارفرمایی، محدودیت­های مطالعه، مدل هزینه، ذی‌ربطان، معیارهای ارزیابی می­باشد.(Error! Reference source not found.)
شکل ‏۳‑۶- مبانی مطالعه پروژه مزرعه دانش
فاز پیش مطالعه
برای تحقق شش گام اصلی کارگاه اصلی مهندسی ارزش توسط اعضای تیم مهندسی ارزش در قسمت پیش مطالعه، اطلاعات مربوط به پروژه مزرعه دانش گذارده می­ شود و اعضای تیم می­توانند آن را دریافت کرده و نظرات خود را در مورد آن ارائه نمایند. همچنین اعضای تیم با توجه به مبانی مطالعه، مزرعه دانش می­­توانند مطالب و اطلاعاتی که به‌پیش برد این مرحله کمک کند را در این قسمت ارسال کرده و سایر اعضا از آن استفاده نمایند. برای بحث در مورد اطلاعات گذارده شده در قسمت پیش مطالعه و تعیین محدوده مطالعه و همچنین تعیین معیارهای ارزیابی،­­ قسمتی عنوان تالار گفتگو وجود دارد که اعضای محترم می­توانند در این قسمت به بحث در مورد ابعاد مختلف پروژه و به تهیه مدل داده ­ها پرداخته و به اجماع نظر برسند.(Error! Reference source not found.)
شکل ‏۳‑۷- تالار گفتگو پورتال مهندسی ارزش
فاز اطلاعات
با توجه به اهمیت جهت­گیری صحیح اعضای تیم مهندسی ارزش در فاز اطلاعات که اولین فاز در کارگاه مهندسی ارزش می­باشد، اطلاعات لازم پروژه توسط راهبر پروژه جهت دسترسی اعضای کارگاه مهندسی ارزش ارسال می­ شود و اعضای تیم با مراجعه به قسمت فاز اطلاعات می­توانند بسته اطلاعاتی را دانلود کرده و آن را به­دقت و به‌صورت کامل تحلیل کرده و از اطلاعات موجود آگاهی پیدا می­ کنند. همچنین اعضای تیم می­توانند جهت پیشبرد و تکمیل اطلاعات،­ داده ­های موردنظر خود را در این قسمت آپلود کرده تا اعضای دیگر تیم با دریافت کردن این اطلاعات و تجزیه‌وتحلیل، نسبت به تکمیل اطلاعات و افزودن اطلاعات که از اهمیت بالایی در فاز اطلاعات می­باشد، اقدام نمایند. در فاز اطلاعات مبانی مطالعه که در قسمت پیش مطالعه تعیین­شده باید تدقیق شود و توسط اعضای تیم تصویب گردد بدین منظور جهت تبادل‌نظر و بحث و گفتگو و تجزیه‌وتحلیل، در این قسمت فضایی به نام تالار گفتگو وجود دارد که اعضای تیم می­توانند در این فضا به گفتگو و تبادل‌نظر بپردازند.
تحلیل کارکرد
در فاز تحلیل کارکرد، اجزای انتخاب­شده از پروژه را بادید کارکردی مورد تجزیه‌وتحلیل قرار داده و برای آن‌ها کارکردهای اصلی و فرعی را مشخص می­ کنند تا با بازنگری، کارکردهای غیرضروری را تغییر دهند یا حذف کنند. هدف از این مرحله تجزیه‌وتحلیل اطلاعات اجزا پروژه توسط گروه ارزش می­باشد. در این قسمت نمودار تحلیل کارکرد توسط تیم با هدایت راهبر و تسهیلگر ترسیم می­ شود ­و کل پروژه را در قالب یک نمودار به تصویر می­کشد. جهت انتخاب اجزا، کارکرد پروژه اعضای تیم می­توانند در قسمت تالار گفتگوی فاز تحلیل کارکرد به تعریف و تعیین کارکردهای پروژه بپردازند. در این قسمت اعضای تیم می­توانند با تبادل‌نظر و بحث و گفتگو در مورد کارکردهای اعلام‌شده به شناسایی کارکردهای پرهزینه، با فرصت بالا یا با ریسک بالا شناسایی بپردازند.
فاز خلاقیت
در فاز خلاقیت با توجه به کارکردهای انتخاب‌شده در قسمت تحلیل کارکرد اعضای تیم مهندسی ارزش با توجه به روش­های مختلفی که برای انجام فاز خلاقیت وجود دارد به ایده پردازی در مورد کارکردهای منتخب می­پردازند. بدین­ منظور و جهت ایده پردازی و انجام تعامل اعضای تیم مهندسی ارزش قسمتی جهت تبادل­نظر بین اعضا وجود دارد و اعضای تیم مهندسی ارزش می­توانند در این قسمت به ایده پردازی بپردازند. در این قسمت ایده‌های مطرح‌شده توسط اعضای تیم دسته‌بندی‌شده و توسط راهبر پروژه ارسال می­گردد. اعضای تیم می­توانند فایل را دریافت کرده و در مورد ایده‌های منتخب به بحث و گفتگو بپردازند.
فاز ارزیابی
در فاز ارزیابی پس از دسته­بندی ایده‌های خلاقانه­ی تولیدشده در قسمت خلاقیت، فایل آن توسط راهبر پروژه در قسمت فاز ارزیابی ارسال‌شده و در دسترس تمام اعضای تیم مهندسی ارزش قرار می­گیرد. اعضای تیم مهندسی ارزش ایده‌های مطرح‌شده را مورد ارزیابی قرار داده و با بهره گرفتن از مدل­های ارزیابی تهیه‌شده مورد تحلیل قرار می­ دهند. راهبر کارگاه مهندسی ارزش پس از بررسی و تحلیل ایده­ ها توسط اعضای تیم مهندسی ارزش، ایده‌های منتخب را دسته­بندی کرده و در قالب فایل در این قسمت قرار داده تا اعضای تیم مهندسی ارزش با دریافت آن، نسبت به ایده‌های منتخب آگاهی کامل داشته باشند.
فاز توسعه
در این مرحله اعضای تیم مهندسی ارزش ایده‌های منتخب و ارزیابی‌شده را موردمحاسبه و بررسی قرار می­ دهند تا میزان تأثیرات مثبت را در پروژه با پایه­ های محکم و علمی محاسبه کنند. هدف از این مرحله نیز تجزیه‌وتحلیل اطلاعات انتخاب‌شده از مرحله قبل و تولید پیشنهادان نهایی برای رسیدن به هدف اصلی مهندسی ارزش است.
فاز ارائه
در مرحله ارائه نیز پیشنهادان تغییر جمع­بندی شده و گزارش نهایی برای ارائه به رده­های بالای مدیریتی تهیه و ارائه می­گردد. گزارش­های تهیه‌شده در فاز ارائه ارسال می­ شود که پس از تأیید نهایی آن، از طریق پست الکترونیکی به ذینفعان پروژه ارسال می­ شود. هدف از این مرحله انتقال اطلاعات به مدیریت ارشد با عنوان خروجی نهایی کارگاه مهندسی ارزش می­باشد.
پس مطالعه)مطالعه تکمیلی)
هدف مطالعه تکمیلی یا فاز اجرا، حصول اطمینان از پیاده‌سازی و به کار بستن تغییراتی است که در پایان مطالعه ارزش توصیه‌شده‌اند. آخرین گام از بابت تضمین اجرای پیشنهادهای مطالعه ارزش دارای اهمیت ویژه­ای است. تا زمانی که ایده‌های مطالعه، اجرا نشود، عملاً مطالعه مؤثر واقع نخواهد شد. مهم‌ترین وظیفه کارشناسان تیم مهندسی ارزش یا دیگر متخصصان مورد تأیید مدیریت این است که تغییرات تیم مهندسی ارزش را تکمیل کرده و طرحی اجرایی، تهیه، تکمیل و ارائه کنند. مهم‌ترین مرحله هر مطالعه ارزش اجرای آن است که معیار موفقیت محسوب می­ شود. هنگامی‌که پیشنهادی یا ایده­ای تصویب می­ شود باید رها نشود و به دنبال اجرای آن بود چراکه در غیر این صورت به کار تیمی ارزش لازم داده نشده و تلاش­هایی که در مطالعه انجام‌شده به هدررفته است. بنابراین در این قسمت گزارش کار کارگاه مهندسی ارزش گذارده می­ شود تا اعضای تیم با دریافت به مطالعه آن بپردازند.(Error! Reference source not found.)
شکل ‏۳‑۸- قسمت کارگاه اصلی پروژه
مطالعه موردی
مقدمه
در این فصل جهت بررسی نقش فناوری اطلاعات و ارتباطات در مهندسی ارزش، به برگزاری کارگاه مهندسی ارزش با موضوع روش­شناسی ارزش مزرعه دانش پرداخته می­ شود. این کارگاه مهندسی ارزش به‌صورت مجازی و با بهره گرفتن از ابزارهای معرفی‌شده در فصل سوم تشکیل گردید. به دلیل آنکه این نوع برگزاری کارگاه مهندسی ارزش اولین تجربه در ایران می­باشد جهت کاهش خطاهای احتمالی نخست به برگزاری کارگاه به‌صورت آزمایشی، سپس با حصول نتایج به‌دست‌آمده، کارگاه مهندسی ارزش اصلی برگزار می­گردد.
کارگاه آزمایشی در سه مرحله برگزار گردید. در مرحله اول کارگاه با معرفی ۵ عضو شروع به کارکرد. مرحله اول کارگاه آزمایشی از پایگاه اینترنتی^[۵۰] طراحی ‌شده برای این موضوع استفاده شد. بنابراین اطلاعات لازم در مرحله اول کارگاه آزمایشی در قسمت پیش مطالعه پایگاه بارگذاری گردید. مرحله اول کارگاه مهندسی ارزش به‌صورت نوشتاری بود که عدم تمرکز، زمان­بر بودن و روان نبودن ارتباطات را می­توان از مشکلات پیش­آمده در برگزاری کارگاه عنوان کرد. برای حل مشکلات از نرم­افزار تصویری و صوتی اسکایپ^[۵۱] استفاده شد. در مرحله دوم کارگاه مهندسی ارزش به­ صورت آزمایشی به بررسی امکان برگزاری کارگاه مهندسی ارزش با تعداد نفرات بالا که یکی از اهداف این تحقیق نیز می­باشد پرداخته شد. مرحله دوم کارگاه مهندسی ارزش با ۳۴ نفر عضو شروع بکار کرد. در این مرحله پایین بودن پهنای باند اینترنتی که منجر به قطع و وصل شدن­های متعدد در هنگام برگزاری کارگاه مهندسی ارزش به‌صورت مجازی گردید. در مرحله سوم برگزاری کارگاه مهندسی ارزش سعی بر آن شد که تمامی ابزارها و امکانات بررسی‌شده در فصل سوم مورد آزمایش قرار گیرد تا مشکلات احتمالی استفاده از این نوع ابزارها مشخص گردد. این مرحله با ۱۸ عضو شروع بکار کرد و از پایگاه اینترنتی، اسکایپ، میکگو^[۵۲]، کامتازیا^[۵۳] استفاده گردید. از مشکلات به وجود آمده در برگزاری مرحله سوم سرعت‌پایین اینترنت می­توان اشاره کرد.
مطالعه موردی مزرعه دانش
پس از برگزاری کارگاه مهندسی ارزش به‌صورت آزمایشی و استفاده ابزارها و امکانات فناوری اطلاعات و ارتباطات در فازها و گام­های مختلف کارگاه و شناسایی مشکلات به وجود آمده در استفاده هریک از ابزارهای معرفی‌شده در فصل سوم و ارائه راهکارهای جهت کاهش مشکلات به وجود آمده در حین برگزاری کارگاه مهندسی ارزش، به برگزاری کارگاه مهندسی ارزش با موضوع مزرعه دانش پرداخته می­ شود.
گام پیش مطالعه
مطابق برنامه کاری مهندسی ارزش، در مرحله پیش مطالعه (به‌عنوان ‌یکی از سه مرحله اصلی مطالعات)، اقدامات و فعالیت­هایی صورت می­گیرد که شرایط مناسب و لازم برای برگزاری کارگاه اصلی فراهم سازد.
فعالیت‌های فاز پیش مطالعه مزرعه دانش به شرح زیر می­باشد:
شناسایی نیازها و خواسته­ های کارفرما
گردآوری اطلاعات پروژه
آشنایی مبانی مطالعه
تعیین تیم مطالعه
به­منظور تحقق اهداف فوق، به‌ویژه گردآوری اطلاعات مرتبط با پروژه مزرعه دانش جلسه­ای به شکل مجازی و با نرم­افزار اسکایپ و با حضور ذینفعان اصلی پروژه یعنی مالک مزرعه دانش برگزار گردید. در این جلسه هدف یکسان­سازی اطلاعات تیم مهندسی ارزش و اطلاع از آخرین تغییرات ایجادشده در طرح و پرسش و پاسخ­هایی در این راستا مطرح گردید.
برای انجام فاز پیش مطالعه به‌صورت مجازی که اولین گام از برنامه کاری مهندسی ارزش می­باشد، جهت تهیه مبانی مطالعه پروژه­ مزرعه دانش نخست شرح جامع و کاملی از مشخصات طرح پایه، به‌صورت نوشتاری که به‌صورت شفاف بیان‌کننده طرح پایه باشد در پایگاه اینترنتی بارگذاری شد به­علاوه نقشه­های طرح پایه و سایر مدارک و مستندات مربوط به پروژه در قسمت پیش مطالعه پایگاه بارگذاری گردید تا در دسترس اعضای تیم مهندسی ارزش قرار گیرد.
تعیین اعضای تیم مهندسی ارزش